Tenha um escritório de advocacia ágil e com um grande diferencial competitivo

É muito comum se deparar com gestores com dificuldade em ter um departamento ou escritório jurídico ágil, eficiente e competitivo. Na realidade, é muito comum encontrar essa situação, já que a área possui uma alta demanda de trabalho e uma necessidade de gestão mais complexa. Por esse motivo muitos profissionais precisam de ajuda.

Entretanto, estruturar e administrar um escritório ou departamento jurídico eficaz e competitivo não é uma tarefa impossível ou ainda, que vai exigir grandes e descomunais esforços ou investimentos. Adotando algumas medidas importantes como planejamento, organização e uso de tecnologias, é possível atingir esse objetivo essencial para os negócios.

Esse é o tema que abordaremos neste artigo. Não deixe de nos acompanhar para conhecer algumas dicas importantes para obter resultados cada vez mais satisfatório na gestão do seu negócio.

Defina metas e trace um planejamento estratégico

Ao se deparar com um escritório de advocacia ou departamento jurídico organizado, com certeza isso significa que ele possui seus objetivos muito bem definidos, com metas para atingir e estratégias traçadas. Se o departamento jurídico ou escritório está fora de controle, com prazos desorganizados, sem cumprimento correto dos mesmos, é fundamental que uma análise dos principais desafios seja realizada e novas soluções elaboradas e aplicadas.

Para que isso aconteça é preciso inicialmente definir as metas e os objetivos e estudar os problemas detectados com o intuito de obter respostas inovadoras. É fundamental envolver a equipe afim de conseguir realizar as tarefas de forma rápida, estratégica e eficaz.

Defina uma rotina

Em muitos escritórios de advocacia a rotina negativa é uma predominância. Em função disso, o departamento jurídico não consegue seguir as regras e procedimentos programados, comprometendo a produtividade do escritório e consequentemente o resultado e qualidade do serviço prestado.

Em função disso, é crucial criar uma rotina padronizada, que seja capaz de otimizar os processos e procedimentos. Com isso o departamento deve prever ações que contornem situações inesperadas e impeça a perda de prazo nas demandas existentes.

Faça reuniões produtivas

Ter uma comunicação simples e verdadeira, que flui dentro do negócio, é fundamental para sucesso do trabalho, especialmente nos negócios com grande volume de demandas. Por isso, uma boa saída é criar reuniões no início e no fim de cada semana, fazendo com que todos os itens necessários sejam discutidos, pontuados e compartilhados.

Com esses encontros fica mais fácil identificar as atividades e ações que precisam ser realizadas e também, acompanhar e controlar o que já foi feito. Assim, o escritório de advocacia consegue nivelar todas as informações necessárias, realizar feedback com a equipe e, consequentemente aumentar a produtividade e garantir um resultado satisfatório.

Garanta o foco na satisfação do cliente

Muitos departamentos jurídicos usam o serviço de atendimento ao cliente, com o objetivo de fazer um diagnóstico dos erros cometidos e dessa forma mapear os processos, evitando a perda de clientes e possíveis problemas.

Portanto, é certeza absoluta que, estar próximo ao atendimento do cliente, coletando e criando ações que garantam a qualidade dos serviços prestados e consequentemente a satisfação das pessoas, é também garantia de sucesso do seu negócio. Algumas estratégias podem ser adotadas com esse intuito, vejamos algumas, a seguir:

Identifique as reais demandas do cliente

Os contatos iniciais no atendimento ao cliente são cruciais para conhecê-lo e é justamente nesse momento que a coleta de todas as informações é necessária para identificar o perfil do mesmo, suas necessidades e expectativas.

Se seu cliente for uma pessoa jurídica, é importante identificar os membros da organização com quem as solicitações e negociações serão tratadas diretamente, sejam elas financeiras, demandas judiciais, administrativas e/ou outras. Conhecer os detalhes aperfeiçoará o relacionamento, a prestação do serviço e consequentemente a satisfação do cliente.

Personalize o atendimento

O cliente não quer saber se a carteira de clientes é grande, o volume de processos e trabalho é exaustivo, ele quer se sentir único. Portanto, é muito importante criar um atendimento o mais personalizado possível, conhecendo o cliente a fundo, atendendo suas expectativas e necessidades. Esse tipo de estratégia, ajuda ainda, a obter mais sucesso nos acordos extrajudiciais que podem acontecer.

Dê um retorno aos clientes

Deixe seu cliente sempre seguro, independente do perfil do mesmo. Não interessa qual o valor ou o tipo da causa: o cliente quer se sentir sempre acolhido e ter a certeza de que o advogado está realmente cuidando de seus interesses. Ofereça sempre um feedback, posicionando-o do andamento do processo, das possibilidades e perspectivas.

A forma como essa comunicação acontecerá, dependerá do perfil de atuação do escritório, a forma como ele realiza essas atividades e rotinas. O importante é que elas realmente aconteçam!

Defina os indicadores de desempenho do seu negócio

Após saber como conseguir e garantir a satisfação do cliente, é fundamental que o departamento jurídico possa mensurar e analisar o desempenho da equipe. Pode até ser uma atividade trabalhosa ou pouco utilizada no meio jurídico, mas essa atividade é fundamental para conseguir identificar os erros cometidos periodicamente e qual a melhor forma de otimizar o trabalho da equipe.

Em função disso, utilizar indicadores de desempenho contribui muito para avaliar o tempo gasto na realização de cada tarefa, qual a qualidade do serviço entregue e o resultado final da tarefa. Fazer esse tipo de controle seguramente, auxiliará na melhoria do fluxo interno das atividades do escritório.

Use tecnologia

As mais modernas evoluções tecnológicas têm acontecido no meio jurídico. Para que uma gestão completa e eficaz aconteça, é crucial que seja baseada em um bom estudo de dados. Como na área jurídica existe um grande volume de processos eletrônicos e acessá-los e gerenciá-los não é uma tarefa simples, surgiu a possibilidade de criar uma estratégia tecnológica chamada jurimetria, que sem dúvida alguma foi um marco e um avanço para o cenário jurídico.

Trata-se da capacidade de mensurar as informações a partir de dados jurídicos reais, podendo dizer que, é uma aplicação dos conceitos estatísticos na área do Direito.

Com o uso da jurimetria, existe a possibilidade de o escritório aumentar as chances de sucesso nos processos judiciais vigentes, já que o departamento jurídico consegue de uma forma muito ágil, identificar quais são as teses mais defendidas por determinado magistrado e, consequentemente, aumentar a possibilidade de vencer uma determinada ação.

Gere interatividade

Sem dúvida alguma, um departamento jurídico ágil e eficaz também é um setor com alta interatividade, que tem a necessidade de um time que se dedica a analisar e discutir as tarefas planejadas e avaliar o resultado, identificando o que funcionou e o que não deu certo.

Dessa forma, a equipe cria e estrutura as estratégias necessárias para melhorar o processo dia a dia. Para assegurar essa interatividade, é necessário investir em uma comunicação eficiente e feedbacks constantes.

Com essas dicas, para a criação de um departamento jurídico ágil e com um diferencial competitivo, espero ter auxiliado na gestão do seu negócio. É muito importante que o departamento e o escritório estejam sintonizados com as inovações tecnológicas do mercado. O uso da tecnologia possibilita otimizar o tempo, aumentar a produtividade,  ganhar qualidade operacional e consequentemente se garantir no mercado.

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Até o próximo artigo! 🙂