O que é um CRM e como escolher o melhor para o escritório de advocacia

Nos dias atuais com essa evolução administrativa e tecnológica tão grande que estamos vivenciando, muitas palavras, práticas novas e conceitos novos estão fazendo parte do nosso dia a dia. Uma das palavras mais em alta atualmente é CRM. Quem ainda não ouviu falar dessas três letras?

Mas afinal, o que é um CRM ? Customer Relationship Management, é tudo o que uma organização faz para criar e manter um relacionamento excelente com os seus clientes, afim de fidelizá-los, sejam eles antigos ou possíveis clientes, evitando perdas de negócios.

CRM é um termo em inglês que pode ser traduzido para a língua portuguesa como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Foi criado para definir toda uma classe de sistemas de informações ou ferramentas que automatizam as funções de contato com o cliente. Estas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as campanhas a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa.^[1]

Portanto, concorda que para um escritório de advocacia um CRM é uma peça chave no processo de alavancar e manter sua carteira de clientes? Para executar as práticas de CRM nos escritórios de advocacia, é preciso fundamentalmente e inicialmente levantar os requisitos, analisar o cenário e planeja-lo adequadamente. Após este passo, o próximo é escolher a plataforma que permita gerir o seu negócio de forma organizada e eficiente.

Continue a leitura e veja algumas dicas que o auxiliarão nesse processo de entender a importância do CRM e a escolha de um sistema de gestão que execute o processo da forma correta.

Qual a importância do CRM para escritórios de advocacia?

A imagem do escritório que os advogados precisam construir e transmitir para o público alvo é de credibilidade e segurança, tanto para conquistarem novos clientes como para fidelizá-los. É justamente nessa jornada que entra o CRM, que é responsável por toda a estruturação e aplicação das estratégias de relacionamento entre o escritório e os clientes.

Como falamos anteriormente, inicialmente é preciso analisar a atual situação e estruturar os processos. E para isso o passo a passo é:

 1 – Avalie o cenário atual

Analise como é o relacionamento com os seus clientes e descreva os pontos fortes e fracos. Avalie também o relacionamento com quem já se tentou criar um laço anteriormente e não obteve sucesso. Houveram perdas de oportunidades? E porque elas aconteceram? Descreva tudo para uma avaliação completa e um novo planejamento.

 2 – Reavalie e refaça os processos se necessário

É preciso ficar claro que por trás de um CRM funcional e eficiente, tem que haver um processo organizado e sólido. Os passos de como é a trajetória do cliente a partir do momento em que ele entra em contato pela primeira vez, até o passo final de assinar um contrato com seu escritório, o caminho que ele percorre depois disso, como é atendido, quantas vezes, por quem, tudo isso é fundamental para a aplicabilidade e usabilidade de um CRM. 

Se não existe um controle dessas etapas, fica muito mais complicado construir e manter um relacionamento produtivo e fiel com o cliente e inclusive realizar uma venda com os mesmos. Comece revisando e avaliando como está no seu escritório de advocacia:

• Entenda as necessidades do cliente (O que o levou a procurar os seus serviços?);
• Estabeleça as metas que deseja alcançar (quantos clientes, qual público alvo, qual faturamento);

• Desenvolva um bom relacionamento com quem já é cliente;
• Desenvolva a Excelência no atendimento;
• Mapeie os clientes em potencial (segmente sua carteira de clientes).

3 – Desenvolva um fluxo funil de vendas

O fluxo do relacionamento com o cliente acontece desde o primeiro contato até o momento final que ele fica no seu escritório. Já o fluxo de vendas termina ao fechar o contrato, entretanto, é muito importante para identificar as oportunidades de vendas e evitar perdê-las em qualquer momento do processo.

Para facilitar, segue um exemplo de um funil para o escritório de advocacia:

Contato inicial (Dados cadastrais – Telefone, E-mail, etc) -> Apresentação da proposta -> Negociação -> Fechamento do contrato -> Financeiro e documentação -> Se tornou Cliente

4 – Administre as etapas e os contatos

Sempre controle e acompanhe a entrada e saída de clientes.

Para realizar essa fase do processo é necessário registrar as etapas da venda e sempre que entrar um novo contato (possível cliente) atualizar os registros até que o negócio seja concluído. Fazendo esse tipo de documentação é bem mais fácil ter um CRM com resultado garantido.

Com tudo isso, é possível:

• Identificar em qual momento os possíveis clientes estão desistindo e quando a perda do negócio acontece.
• Saber o tempo de maturação da venda (tempo do início até a conclusão);
• Saber quais períodos, meses, que são melhores para as vendas, reativações de oportunidades, entre outros casos.

É importante saber que CRM é diferente de um software de CRM. CRM é a gestão do relacionamento com o cliente, já o sistema de CRM é a ferramenta que irá te auxiliar a fazer essa gestão.

Antigamente o uso de papéis, agendas e planilhas viabilizavam o controle dos contatos e registros de clientes, porém hoje, um software de CRM pode fazer isso de forma automatizada e muito mais eficaz.

Um sistema de CRM permite:

• Cadastrar os possíveis clientes e os clientes ativos e inativos em um mesmo local, garantindo assim um histórico;
• Definir as etapas da venda e atualizá-las quando necessário;
• Organizar os clientes por nicho se necessário (direito empresarial, trabalhista, previdenciário, entre outros);
• Controlar e acompanhar a agenda de compromissos e atividades da equipe;
• Extrair e analisar relatórios sobre ações, atividades e dados que foram inseridos durante o dia a dia;

E como escolher o sistema de CRM para o escritório de advocacia?

Avalie a complexidade dos processos

Alguns sistemas de CRM são bem robustos e complexos e as vezes não é essa a sua necessidade. Um software precisa estar de acordo com a sua realidade e o seu negócio. Busque sistemas completos, práticos e intuitivos.

Para os escritórios de advocacia um CRM de vendas simples e prático pode ser a melhor opção, já que o fluxo de vendas normalmente não envolve muitas etapas.

Personalização da ferramenta

Uma dica importante em qualquer escolha de sistema, é a busca de um software jurídico que possa ser personalizado de acordo com sua necessidade e rotina.

Avalie também:

• Fluxo de vendas
• Relatórios e métricas
• Documentação de perdas e motivos
• Agenda e calendário de compromissos
• Integrações com outros sistemas de gestão
• Notificações e lista de tarefas e atividades
• Segmentação da carteira de clientes 
• Históricos com acesso simples e rápido

Portanto, quanto mais abrangente for a personalização, mais adaptável é o sistema para a sua realidade.

Sistemas adaptados para uso em celulares, Ipads e outros

Com a rotina apertada que todos possuem hoje em dia, é muito importante que o software ofereça uma versão em app para que você e sua equipe acompanhem tudo de qualquer lugar onde estejam, a qualquer hora, além de poder atualizar o que for necessário sem tem que estar presente no escritório.

Testes gratuitos

Esse é um item também importante em qualquer escolha de software. Faça um período de teste para avaliar se é realmente o que você espera, o que precisa e como foi a adaptação.

Comece a pensar sobre isso se ainda não o fez em seu negócio. Estruturar a relação da sua empresa com os clientes e gerenciar esse processo, é algo que pode manter o seu escritório de advocacia no mercado e sem dúvida alguma, é um ponta pé para alavancar e apresentar um diferencial competitivo no mercado jurídico.

Gostou do tema abordado? Espero que tenha feito a diferença na visão do seu escritório de advocacia! Acesse nosso blog e veja quantos outros conteúdos interessantes estão disponíveis.

Até a próxima!!!