Saiba se já está na hora do seu escritório substituir as planilhas de controle

Devo abandonar as planilhas de controle de processos e atividades do meu escritório de advocacia?

É uma prática muito comum o uso de planilhas de controle nos escritórios para realizar a gestão das atividades, das finanças, dos processos, entre vários outros controles e tarefas relacionados à rotina da advocacia.

Fazer o controle de todas as demandas dessa forma, pode gerar vários problemas e até mesmo prejuízo para o escritório. Arquivos importantes podem ser excluídos, danificados e consequentemente dados fundamentais perdidos, uma data de audiência esquecida, uma planilha hackeada, além de ser difícil manusear as mesmas, já que são grandes e com muitas informações. Encontrar os dados desejados pode ser uma missão difícil.

Portanto, vários escritórios de advocacia já entenderam a necessidade de parar com o uso das planilhas e adotar outras ferramentas de apoio muito mais tecnológicas,  inovadoras, modernas e seguras, como por exemplo, os softwares jurídicos e outros sistemas de gestão e organização como o Trello, o Notion, entre outros.

Mas assim como tem escritórios que já sentiram a necessidade de inovar, outros ainda não veem motivos para abandonar essa forma de gestão e aceitar de vez, a transformação digital que acontece atualmente na advocacia.

Vamos falar sobre alguns motivos que devem ser considerados e não ignorados para essa modernização do seu negócio.

Segurança dos dados

As planilhas de Excel são ótimas opções de armazenamento e controle, entretanto, ao falarmos de uma empresa, de um negócio, pode acontecer graves problema em relação à segurança dos dados. Em uma planilha acessada por várias pessoas, o risco de uma informação ser alterada, excluída ou inserida incorretamente é grande, mesmo, a mesma estando armazenada nas nuvens, já que guardar uma planilha remotamente não é o mesmo que armazenar um software nas nuvens.

Imagina o uso de uma planilha voltada para o controle financeiro, por exemplo, que guarda a folha de diversos cálculos de custos, folha de pagamento no computador, e não existe uma rotina de backup para o mesmo? Sem dúvida alguma, a perda de informações importantes, incluindo a própria planilha, seria um risco considerável.

Trabalho em equipe

Ao utilizar as planilhas como forma de acompanhamento e controle das atividades, tarefas e desempenho da equipe, alguns “gargalos” podem ocorrer, como por exemplo, identificar quais colaboradores estão sobrecarregados, quais estão produzindo mais e de forma satisfatória… Imagine um advogado com a tarefa de produzir somente algumas peças de um processo em determinada semana, enquanto outro realizou várias reuniões e audiências? Seria prudente e correto afirmar que o advogado que está produzindo peças foi menos produtivo que o outro com mais atividades? Não necessariamente! É impossível até mesmo, comparar a produtividade e desempenho dos que estão realizando o mesmo trabalho, afinal, cada caso é um caso e não há um controle de tempo que seja tão eficaz, até porque, as planilhas são alimentadas manualmente pelos colaboradores.

Além disso, o trabalho da equipe geralmente precisa ser integrado e compartilhado, e com o uso de planilhas manuais essa necessidade pode ser comprometida, seja na divisão de tarefas e/ou nos resultados obtidos em cada uma delas.

Análise e administração dos dados

O mercado mudou, o cenário jurídico mudou, o comportamento social mudou e atualmente estamos vivendo em uma era totalmente tecnológica e digital.  Permanecer com o uso de planilhas para o tratamento e análise de dados, além de ser extremamente trabalhoso e arriscado já que a inserção é manual e conta ainda com a necessidade de utilizar fórmulas também manuais, ainda há a deficiência no acompanhamento da quantidade real de dados que são possíveis de serem analisados, com o cenário mercadológico atual.

Imagina o volume de mão de obra de colaboradores envolvidos nessa inserção manual dos dados? Mantê-los atualizados é uma grande missão, já que a rotina de uma empresa hoje é complexa, com tantas atividades e tarefas. Nos dias atuais essa atualização deve acontecer cada vez mais rápida e de forma segura, deixando o trabalho da equipe para serviços muito mais intelectuais e importantes. Com o uso de sistemas preparados para uma excelente análise de dados, como é o caso de um software jurídico com Business Intelligence (BI), as informações são automaticamente e frequentemente atualizadas, além de ser uma rotina extremamente segura e eficaz.

Controle da carteira de clientes

Criar e manter uma planilha atualizada com os contatos de clientes e possíveis clientes do escritório de advocacia não é simples. Com o uso da planilha é bem mais difícil por exemplo, atualizar os dados de clientes que já foram contatados sobre seus processos ou ainda, sobre algum comunicado do escritório de advocacia, além de atualizar os contratos já encerrados, suspensos e alimentar os ativos.

Atualmente, existem softwares jurídicos que fazem toda essa comunicação entre prestador e cliente, com opções de agenda de reuniões, lembretes e notificações automáticas de compromissos, tarefas e atividades relacionadas aos mesmos. E além disso, alguns softwares de gestão da advocacia possuem áreas de auto atendimento, onde o próprio cliente acessa informações tornando todo o processo mais ágil e eficiente.

O tempo dispensado no cadastro, atualização e manutenção desses dados não compensa o resultado extraído desse tipo de controle. Invista em uma ferramenta que fará tudo isso de uma forma simples, ágil e que fornecerá todo o perfil e histórico do cliente facilmente, propiciando assim novos negócios.

Mobilidade das planilhas

É lógico que apesar de todos os itens citados acima, pessoas muito organizadas fazem do uso de planilhas de controle uma tarefa simples e segura, viável para realizar a gestão do escritório de advocacia. Um fator muito relevante também, é o fato de que a planilha nem sempre pode ser acessada de qualquer lugar a qualquer hora, facilidade essa que gera muito agilidade e versatilidade do negócio.

Algumas ferramentas além do software jurídico podem ser utilizadas no auxílio da gestão na advocacia, substituindo as planilhas de controle.

Vejam algumas delas:

Trello – uma excelente ferramenta para a organização das atividades, podendo dividi-las e administra-las por equipes, por projetos, usufruindo ainda de vantagens como calendários para agendamentos e controles de compromissos e audiências.

 Asana – essa ferramenta é bem simples de usar e pode ser explorada também no controle de produtividade por meio de metodologias ágeis.

 Notion – ela pode ser utilizada tanto na organização das tarefas e atividades do escritório, como para a vida pessoal. Nele é possível fazer uma lista de tarefas e utilizá-la como planejador, controlando as tarefas já finalizadas, além de poder dividir por áreas e projetos.

 Pipefy – ideal para o controle de novos contatos, de fluxo de trabalho e gestão de clientes.

RD Station CRM – Essa é uma ferramenta que pode substituir com certeza as planilhas de controle de leads e novos clientes. Com ela o usuário consegue visualizar todo o funil de vendas, além de lembrar os colaboradores das tarefas a realizar e apresentar relatórios de resultados.

Mobills – Para substituir suas planilhas de controle financeiro, indico o Mobills. A ferramenta, que é considerada uma das mais bem avaliadas no Google Play, permite que você armazene todas as receitas e despesas do seu escritório (pode também ser usada para controle de finanças pessoais), cadastro dos seus cartões e ainda, emite relatórios e gráficos para você realizar sua análise financeira.

Software jurídico – É claro que não poderíamos deixar de cita-los, já que são responsáveis por grande evolução e inovação do cenário jurídico, propiciando cada vez mais resultados surpreendentes para quem os utilizam, com um grande diferencial competitivo.

Veja por exemplo o NEXUS. Com ele, além do controle sendo ele de processos e/ou andamentos processuais, o software permite ainda a realização da gestão financeira, gestão de tarefas, produtividade, carteira de clientes, bi e outros.

Utilizar a tecnologia para substituir as planilhas de controle é sem dúvida alguma, no atual cenário jurídico, básico e essencial! Portanto, se você ainda acha mais fácil trabalhar com elas, recomendo iniciar uma mudança mental e também em seu trabalho.

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Um grande abraço! 🙂