Quais as vantagens da automação jurídica para o seu escritório de advocacia?

Sempre que o termo automação jurídica é utilizado, vem em mente o uso de  softwares jurídicos ou outras inovações tecnológicas que fazem de forma automática, as tarefas operacionais anteriormente realizadas de forma manual e com grande impacto de tempo e produtividade. Portanto, a automação jurídica se torna uma importantíssima aliada para um resultado satisfatório nos escritórios de advocacia.

Isso acontece porque com ela é possível substituir e realizar o trabalho repetitivo e operacional de forma dinâmica e eficaz. Além disso, a execução dos procedimentos se torna mais ágil, aumentando a produtividade geral do escritório. E sem esquecer de uma das maiores vantagens da automação, que é reduzir os custos e permitir que os profissionais do escritório foquem nas análises estratégicas gerando maior eficiência do trabalho realizado.

Continue acompanhando nosso artigo e conheça algumas das principais vantagens da automação jurídica para o seu escritório de advocacia.

Ganho de produtividade

Aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia é uma grande vantagem que a automação jurídica proporciona. O uso de um software jurídico por exemplo, permite ao advogado não perder tempo com cargas e consultas manuais de processos utilizando cópias físicas de documentos, o que acarreta perda de tempo e risco potencial de erro e problemas.

A automação jurídica faz com que o processo seja armazenado dentro do sistema e, nele, estão distribuídas e disponibilizadas as informações necessárias no momento necessário. Nesse sentido, o advogado consegue ter acesso mais ágil ao processo, o que ajuda a otimizar o tempo dos prazos.

Ganho de tempo

Sem dúvida a automação jurídica é um grande diferencial no quesito: administração do tempo. Vamos imaginar que o escritório receba a ligação de um cliente solicitando informações a respeito de um determinado processo, que foi concluído há muito tempo atrás. Levantar todos esses dados e informações com milhares de outros processos disponíveis, definitivamente não é uma tarefa simples e rápida. Com o apoio de um software jurídico, resultado do processo de uma automação jurídica, essas informações serão encontradas de forma imediata, e muito importante, de forma segura.

Outro exemplo da otimização do tempo oriunda da automação jurídica, é uma situação em que um advogado saiu do escritório e é necessário buscar informações geradas por ele para o andamento dos processos. Nesse caso, sem a ajuda da automação jurídica, realizar esse procedimento se torna uma atividade bastante trabalhosa e lenta.

Portanto, o tempo gasto com a busca de informações é muito mais controlado e produtivo com o uso da automação. Isso acontece, porque um software jurídico possibilita o acesso aos dados de forma centralizada, simples e rápida, a qualquer momento e de qualquer lugar.

Controle de prazos

Na área jurídica o cumprimento de prazos é algo extremamente delicado e importante, já que as ações não podem ser em hipótese alguma negligenciadas, sendo fundamental a resolução da maneira mais rápida e eficaz, possível.

Sendo assim, a implantação e uso de um software jurídico no processo de automação jurídica proporciona a elaboração de estratégias que garantem maior controle e acompanhamento dos prazos.

Um exemplo, é a facilidade que os softwares possuem de gerar lembretes e notificações para cada vencimento de prazo de cada fase do processo. Dessa forma, o advogado e o gestor jurídico conseguem ter uma visão geral sobre os processos que estão perto de serem resolvidos ou os que estão atrasados, e assim, ter um maior gerenciamento sobre as atividades e tarefas da equipe, bem como o que deve ser prioridade.

Maior integração dos dados

Uma vantagem e grande benefício da automação jurídica é a integração que ela promove entre diferentes áreas e departamentos da empresa.

A implementação de um software jurídico facilita a comunicação entre o departamento de contabilidade e o de recursos humanos, assim como do marketing com o financeiro, e aí vai.

Isso acontece em função da atualização e sincronização das informações trocadas pelos departamentos que a automação jurídica possibilita, tornando a gestão do negócio muito mais eficaz e coesa.

Atualmente a segurança de dados oriunda da automação jurídica é algo importante e essencial para os escritório de advocacia, isso porque os softwares utilizam meios de criptografia que tornam as informações incompreensíveis para aqueles que não possuem acesso aos arquivos ou sistema.

As informações somente serão acessadas com o acesso a uma chave específica e essa medida é adotada pela automação jurídica justamente para impedir que os dados sejam furtados ou invadidos.

Avaliação de desempenho e resultados

A automação jurídica gera a possibilidade de consolidar as informações de seus clientes, os processos e a própria gestão do escritório, além de viabilizar a criação de métodos de avaliação de desempenho.

Os softwares jurídicos permitem a emissão de relatórios personalizados e individualizados que mensuram o desempenho de cada departamento.

Através dos relatórios, é possível separar e acompanhar resultados de processos e clientes ativos e inativos, identificar o faturamento mensal oriundo de cada cliente, estimativa de custo, expectativa de faturamento e outros. Dessa forma, os relatórios gerados pela automação jurídica possibilitam a análise dos gargalos, e com isso, a possibilidade de tomadas de decisão muito mais assertivas.

Redução de custos

A automação jurídica demandará um investimento inicial para ser implementada, entretanto, para fazer a implementação de um sistema de automação jurídica, é fundamental que os seus benefícios reflitam em uma boa estratégia financeira.

A diminuição dos custos é um resultado a médio e longo prazo, já que acontece um aumento de produtividade da equipe, uma redução do tempo de realização das tarefas e atividades, dentre outras vantagens citadas.

Um dos cortes que em geral acontece com a automação jurídica, são os custos com pessoal. Como geralmente já é de praxe, a tecnologia faz grande parte das atividades burocráticas e repetitivas, não sendo necessário que o escritório contrate mais estagiários e mão de obra em geral para desempenhá-las.

Vale a pena ler: como desmistificar a tecnologia no meio jurídico, como substituta da mão de obra

Serviço de qualidade e Satisfação do cliente

Um relacionamento com o cliente satisfatório, também é outra grande vantagem proporcionada pela automação jurídica. Os motivos para que isso aconteça são vários, dentre eles, a agilidade dos prazos, o que faz com que o serviço prestado seja de muito mais qualidade e segurança, deixando o cliente satisfeito.

Um escritório de advocacia que aposta na inovação tecnológica com certeza gera uma credibilidade aumentada no mercado, já que todos notam o nível de modernização do empreendimento, que se prepara para a evolução e tendências do cenário jurídico.

Com mais de 20 anos de mercado a Ultimatum é uma empresa referência em todo território nacional, prestando serviços de qualidade para aperfeiçoar a gestão, aumentar a produtividade e rentabilidade dos advogados. Atualmente a empresa possui três softwares no mercado: o Unique, voltado especificamente para o acompanhamento de publicações dos diários oficiais, o Sinapse, criado para atender as necessidades dos advogados autônomos e  pequenos escritórios; e o Nexus, um software de gestão jurídica robusto e com uma interface simples com o usuário, com benefícios e vantagens exclusivas no mercado jurídico voltado para médios e grandes escritórios/departamentos jurídicos.

A empresa conta com um Time de Especialistas que alinhados à Tecnologia, trabalha duro para apoiar o advogado no exercício de sua atividade. A percepção de que a área jurídica estava ficando defasada em relação a inovação e tecnologia, inspirou o desenvolvimento de diversas soluções para apoiar você, na gestão de seu escritório/departamento jurídico.

Estamos à disposição para oferecer toda essa automação jurídica para o seu negócio.

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Até o próximo artigo! 🙂