Conheça as Ferramentas de apoio essenciais no exercício da advocacia

Atualmente a advocacia tem contado com grande apoio da tecnologia no exercício da sua atividade. A rotina com o uso de softwares jurídicos e ferramentas de apoio à produtividade passaram a ser tão presente e necessárias nos escritórios, que imaginar o dia a dia sem eles se tornou impossível.

Na mesma proporção que a rotina acelerada impulsionou uma necessidade por alternativas para facilitar e agilizar a realização de tarefas, seguramente também se tornou um complicador no quesito tempo, já que para conhecer e avaliar novas ferramentas é necessário ter cautela e acertar na escolha, afinal, optar e usar um novo aplicativo ou software, demanda tempo de aprendizado, capacitação da equipe e consequentemente investimento financeiro.

Vale a pena investir em quais ferramentas de apoio para otimização da sua rotina?

Trello

É um software utilizado para o gerenciamento de tarefas que segue o método “kanban”, muito difundido nas empresas de tecnologia. O aplicativo possibilita a criação de quadros organizados em colunas, que na prática, possuem “cartões” com os registros de tarefas e são movimentados para as colunas correspondentes à cada etapa da atividade. 

O Trello possibilita a criação de uma lista de atividades mais visual, contribuindo para a organização e agilidade da rotina. Portanto, ele permite ao gestor e à própria equipe atribuir responsáveis para cada tarefa e acompanhar o andamento de todas elas, gerando um controle da produtividade. É possível ainda, definir prazos para a conclusão das atividades e sinalizar quando acontecer atrasos ou quando está próximo de finalizar o prazo.

Com ele é possível ainda, realizar uploads de arquivos, incluir links aos “cartões” e enviar atualizações das tarefas por e-mail. 

Como o aplicativo não foi desenvolvido especificamente para a advocacia, não é possível fazer tudo que a atividade exige e ainda, relacionar as atualizações da Justiça, os andamentos processuais e intimações às tarefas, por exemplo.  Outra desvantagem é que não há sincronização com o Google calendar/agenda, o que facilita consideravelmente o acompanhamento e controle online de tudo.

Portanto, é importante saber tirar o proveito necessário e possível do que a ferramenta oferece e para o que não é possível obter dela, é importante buscar em outros meios de apoio facilidades que a complementem.

Os Softwares jurídicos disponíveis atualmente no mercado, são desenvolvidos especialmente para advogados e escritórios de advocacia e oferecem todas as funcionalidades para uma gestão de tarefas completa, prática e integrada. 

Dropbox e Google Drive

São serviços de hospedagem que armazenam arquivos em nuvem. A diferença de um para o outro é a possibilidade de gerar os arquivos utilizando outros serviços da Google, como Planilhas e documentos dentro do Google Drive.

Para a advocacia, tanto o Dropbox quanto o Google Drive possibilitam aos advogados armazenar provas, documentos, andamentos e outros arquivos importantes.  Geralmente, o espaço gratuito disponibilizado é de 2GB a 5GB e atende aos perfis da advocacia de pequeno e médio escritório. O grande, poderá ter a necessidade de uma contratação extra de espaço.

Com o uso desses aplicativos, o usuário pode criar o próprio modelo de nomeação e organização dos arquivos, facilitando muito a localização dos materiais por todos da equipe.

A grande vantagem dessa forma de armazenamento é poder incluir e pesquisar arquivos de qualquer lugar, a qualquer hora. 

Uma atenção especial ao uso dessas duas ferramentas é o fato dos usuários com acesso às pastas ou arquivos, movimentá-los ou excluí-los, portanto, é muito importante que o “dono” do arquivo configure limitações de ações de terceiros. Uma outra ação que deve ser realizada para maior segurança na ferramenta, é que os dados não se relacionam entre si e cada arquivo é destinado a uma pasta, portanto, qualquer relação entre os documentos, casos e processos devem ser realizadas manualmente. 

Ao optar pelo uso dessas ferramentas de apoio, avalie sempre o custo x benefício financeiro e produtivo. As vezes agregar a implantação de um software de gestão para escritórios de advocacia, permite muito mais a um custo muito menor.

Conta Azul e Asaas

O Conta Azul e o Asaas são sistemas para a gestão financeira online que pode ser utilizado na área jurídica. Eles são muito usados na área de contabilidade das empresas e também pelos escritórios de advocacia.

São sistemas muito interessantes, especialmente para os pequenos escritórios e advogados autônomos que ainda recebem honorários via transferência bancária ou em dinheiro, e que, com o uso desses aplicativos, podem gerar boletos para pagamento ou recebimento por cartão de crédito. 

Esse benefício que aparentemente parece uma coisa simples pode profissionalizar muito mais o seu negócio, já que despessoaliza a cobrança, além de evitar constrangimentos, transtornos e a tão temida inadimplência. 

São muito mais vantajosos e seguros do que planilhas de fluxo de caixa e otimizam o trabalho. Uma desvantagem é que nem o Conta Azul nem o Asaas são sistemas integrados às outras informações, como timesheets, contrato de honorários, tarefas e outros.

Planilhas do Google e Excel

Totalmente divulgados e conhecidos no mundo dos negócios, utilizados abundantemente pelas grandes, médias e pequenas empresas e escritórios de advocacia, as planilhas do Google e Excel permitem operações financeiras e de gestão de uma forma muito eficiente.

As planilhas geralmente são a primeira ferramenta de gestão nos escritórios de advocacia (pequenos, médios e grandes) e também na advocacia autônoma. Isso acontece em função da viabilidade dos recursos, já que são aplicativos muito acessíveis, com uma criação livre e moldada de acordo com as necessidades do escritório. 

Elas possibilitam um acompanhamento e controle dos andamentos dos casos e processos, são usadas como forma de registro para que o atendimento e a satisfação aos clientes sejam dados de forma satisfatória e ainda podem ser usadas para acompanhar tarefas e atividades que acontecem na rotina diária.

É claro que, quanto maior o negócio maior o volume de dados e informações a serem controladas, portanto, as planilhas costumam ser muito mais eficientes e vantajosas para os escritórios com poucos processos, menos volume de dados, equipe reduzida e poucos clientes.

Vejam os motivos abaixo, para essa dica: 😉 

Empresas que possuem equipes multitarefas, autônomas e com mais de três integrantes podem achar complicado e difícil trabalhar com planilhas a longo prazo, já que existem limitações nesse tipo de ferramenta, a segurança muitas vezes fica comprometida pelo volume de informações e o risco de erro mais eminente. 

Vamos imaginar o uso das planilhas para o registro dos feedbacks e relacionamentos que são feitos com os clientes e supondo que na sua equipe trabalhem mais de duas pessoas: o registro de contatos será feito em uma única célula? Como será mantido esse histórico de relacionamento? Quanto maior o escritório, a equipe, o volume de dados e a quantidade de pessoas que utiliza a ferramenta, muito mais difícil é manter um controle aceitável, eficiente, seguro e realmente produtivo apenas com o uso de planilhas. 

Falando um pouco mais de segurança, o risco de alguém excluir uma linha do documento e perder dados importantes e essenciais sobre algum caso, processo ou cliente fica latente!!!!! Situações como essa são mais comuns do que podemos imaginar, porém, devem ser evitadas já que podem ser cruciais para a continuidade ou não de um contrato importante do escritório e comprometer todo o desempenho do mesmo na prestação de serviço.

Uma escolha seria utilizar várias planilhas simultaneamente, vale refletir o quanto essa opção realmente e efetivamente contribui para a produtividade de seus colaboradores e serviços. Será mesmo que o tempo gasto na alimentação de planilhas não poderia ser convertido no planejamento de estratégias para casos, atendimento de qualidade e aquisição de clientes e novos negócios?

As planilhas são sem dúvida uma boa opção para os controles e gestão, entretanto, quanto mais o seu negócio evolui mais importante fica a evolução também da tecnologia utilizada por você, na garantia do melhor resultado do seu trabalho. Não limite a gestão do seu negócio às planilhas! Busque ferramentas seguras e completas!

A tendência em substituir planilhas por um software jurídico costuma ser a evolução natural dos escritórios de advocacia.  As opções automatizadas de controlar as informações, o recebimento e o tratamento dos casos e processos, o trabalho em equipe mais organizado e otimizado, a segurança em não perder dados importantes e a facilidade de consultar informações rapidamente, são algumas das vantagens na escolha em utilizar um software jurídico.

Um software jurídico é tudo ao mesmo tempo, um gestor de processos e ações, um gerenciador de equipe e clientes, um gerenciador de tarefas e de controle financeiro.

Softwares Jurídicos

Vamos falar um pouco mais detalhadamente sobre esse aplicativo que vem cada vez mais tomando espaço e se tornando ferramenta necessária na área jurídica, responsável por toda a gestão do seu escritório de advocacia e/ou departamento jurídico.

 Mas afinal de contas, o que é essa ferramenta?

Um software jurídico é um programa de computador voltado para profissionais do direito, sejam advogados autônomos, pequenos, médios ou grandes escritórios/departamentos jurídicos que automatizam as atividades do dia a dia.

Além de fazer a busca e atualização de movimentações de processos dos Diários Oficiais, eles possibilitam uma gestão dos mesmos, tornando essa rotina mais ágil e inteligente. Os melhores softwares jurídicos aumentam a produtividade dos escritórios, garantem o cumprimento de todos os prazos e ainda, proporcionam a gestão como um todo, controlando: atendimento de clientes, armazenamento e controle de documentos, padronização de documentos em geral (peças, contratos), acompanhamento de indicadores através de gráficos e relatórios, gestão financeira e controle de tarefas, audiências e compromissos.

Essas são algumas das vantagens no uso de um software de gestão. No entanto, a melhor maneira de conhecer outros benefícios e avaliar se o sistema realmente se adequa ao modelo de trabalho do seu escritório é realizando um teste!

Acesse o link abaixo e conheça o Nexus! Um sistema completo de gestão, desenvolvido pela empresa Ultimatum Tecnologia Jurídica.

Portanto, é importante saber que engajar e envolver a equipe em novas ferramentas e tecnologias, é um desafio e tanto para os gestores e também para os subordinados.

Para que os softwares jurídicos e ferramentas de apoio sejam realmente úteis e necessários no dia a dia dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, eles precisam ser eficazes na solução de problemas complexos de uma forma simples, ágil e segura.

Espero que este artigo tenha auxiliado você na avaliação e análise de possibilidades para tomadas de decisões mais segurança e assertivas.

Aproveita e compartilha com a gente quais os critérios que você pondera e considera no momento de escolher as ferramentas que são implementadas no seu negócio?

Cresça na advocacia exponencialmente ocupando um lugar de destaque no cenário jurídico!

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