Delegar tarefas na advocacia: um desafio constante

Delegar, significa distribuir as tarefas entre os profissionais que serão capazes de executá-las em tempo hábil e com a melhor qualidade possível nos resultados. E para fazer isso com sucesso é necessário saber delegar da maneira correta.

E como delegar uma tarefa?

1. Conheça sua equipe. Esse é o primeiro ponto para saber delegar as tarefas de maneira correta;
2. Seja claro e defina prazos;
3. Dê suporte: apoie, acompanhe e remova os obstáculos para o bom trabalho;
4. Responsabilidade e delegação.
5. Gerenciar bem, não é só mandar, como muitos fazem. Gerenciar é delegar e acompanhar. É muito importante que ao delegar uma tarefa o gestor faça o trabalho de acompanhar a entrega da mesma e o resultado dela.

Mas como cobrar de forma efetiva e manter uma boa relação de trabalho?

1. Desenvolva um bom planejamento;
2. Conheça sua equipe;
3. Invista em transparência;
4. Promova diálogo;
5. Forneça feedbacks;
6. Mostre os benefícios do bom desempenho;
7. Promova desafios;
8. Defina metas e critérios.

Na advocacia, a prática de delegar elimina do gestor uma sobrecarga de trabalho, gera produtividade e, consequentemente, permite focar na gestão estratégica do escritório.

Administrar o tempo é um desafio para qualquer advogado. Em uma rotina com inúmeros compromissos, fazer uma boa delegação de tarefas é fundamental para manter o controle dos prazos e da equipe.

Na maioria dos escritórios, os profissionais acumulam muitas responsabilidades. É necessário um malabarismo diário para realizar as atividades de Gestão financeira, coordenação da equipe, elaboração de contratos e peças jurídicas, comparecimento a audiências, fóruns, reuniões e várias outras.

Profissionalizar a distribuição de tarefas pode ser a chave para garantir o sucesso do seu negócio. Entretanto, muitos profissionais, especialmente na área do direito, possuem medo de delegar, não se sentem seguros a passar a responsabilidade para outra pessoa, principalmente nos casos em que um realiza a tarefa, como por exemplo, elaborar uma petição, uma tese e quem as assinam é uma outra pessoa.

Entretanto, para aumentar a produtividade e estimular o crescimento do negócio, não há outro meio, é importante que você desenvolva a responsabilidade e a liderança da sua equipe.

Para viabilizar essa tarefa, existem soluções e tecnologias que distribuem e permitem o melhor acompanhamento das atividades. Assim, evita a sobrecarga, otimiza a comunicação entre a equipe e mantém a rotina de prazos, sem prejuízo.

Continue a leitura e entenda como realizar essa delegação de tarefas! 🙂

Inúmeras vantagens podem surgir com este processo, desde que feito de uma forma bem estruturada:

1.    Análise de perfis e indicadores

Ao delegar tarefas aos colaboradores, é possível mapear detalhadamente seus perfis, aptidões e habilidades. Com essas informações sobre sua equipe, você tem pronto tudo que precisa para atribuições de trabalhos futuros. “Explore” a melhor aptidão que o profissional possui, cada um é melhor em alguma coisa.

Uma forma de acompanhar e medir os melhores resultados, de acordo com os profissionais que os executam, é por meio do percentual de receita por serviço, um importante indicador para os escritórios de advocacia.

2.    Aumento da produtividade e rentabilidade

A análise feita ao delegar tarefas, também facilita a identificação de problemas e falhas que normalmente tornam escritórios improdutivos. Com esses dados, você visualiza o que acontece de errado e pode agregar eficiência e incentivar o rendimento da equipe, redistribuindo e realinhando atividades.

A consequência da melhoria de desempenho no trabalho, muitas vezes, significa redução de custos e aumento de receita.

Gestão focada em estratégias

A delegação de tarefas possibilitará mais tempo para planejamento de ações estratégicas para gestão do escritório/departamento jurídico.

Comprometimento e envolvimento dos colaboradores

Sentir que o trabalho tem valor para o escritório/departamento jurídico, é um grande motivador para os colaboradores. A delegação de tarefas aumenta o engajamento. Com essa atitude, os colaboradores reconhecem a confiança que a empresa possui neles.

Melhoria do clima organizacional

Seguramente, compartilhar as atividades melhora o ambiente de trabalho. A iniciativa estabelece uma colaboração saudável, além de estimular a confiança entre o time e propor bons desafios individuais e coletivos.

Mas em que momento delegar tarefas?

Conforme falamos acima, delegar tarefas é um desafio constante. “Eu faço mais rápido”, “ensinar toma muito tempo”, “ninguém vai saber fazer o serviço como eu”, “eu tenho medo de ensinar e perder meu emprego”. Essas são algumas das desculpas usadas por quem não quer repensar o modelo de gestão de tarefas utilizado. Se for o seu caso, reavalie essa prática e veja o quanto pode ganhar com essa mudança de conceito. “Quebre Paradigmas!”

Os melhores momentos para iniciar essa prática são:

• Quando sua agenda está cheia e você não consegue mais atender a novos clientes;
• Quando existe um prazo importante a ser cumprido e você não pode cumpri-lo;
• Quando você perde um compromisso marcado;
• Quando você reavalia os objetivos do seu negócio, por exemplo, a aquisição de clientes, a atuação técnica, as ações de marketing, a participação em eventos, etc.

Como delegar tarefas na advocacia?

É importante atentar para algumas etapas, para garantir eficácia na delegação de tarefas:

1. Defina o problema e o objetivo a ser alcançado

Separe as atividades por categorias e crie uma lista de atividades diária, semanal, mensal e até anual, do escritório/departamento jurídico. Com essa lista em mãos, fica mais fácil determinar os objetivos de cada tarefa.

• Tarefas que precisam ser feitas por você;
• Tarefas técnicas que exigem o cumprimento de alguns critérios para serem dadas como concluídas;
• Tarefas que você gosta de fazer;
• Tarefas que, seguramente, podem ser delegadas.

2. Escolha o responsável

Existem diferentes níveis de transferência. São eles:

• Total: outra pessoa assume toda a tarefa;
• Dividida: a tarefa é separada em partes e cada profissional assume uma delas;
• Por substituição: o sócio ou outro substituto assume a maioria da tarefa;
• Com recomendações: o colaborador não tem conhecimentos para realizar a tarefa integralmente, mas é capaz de contribuir com ela.

Neste momento, conhecer o perfil de cada colaborador é essencial. Não esqueça que gerenciar bem, é delegar e acompanhar. Por isso, mesmo que você delegue totalmente, acompanhe para evitar erros, retrabalhos e até prejuízos.

3. Defina os prazos de entrega

Um pequeno atraso pode prejudicar todo o processo. Por isso, deixe claro desde o início quais são as datas limites para cada entrega. Se disponha a auxiliar seus colaboradores diante de qualquer dificuldade e defina formas de acompanhar o cumprimento das atividades.

4. Revise as tarefas

Por mais que o colaborador tenha maior poder de decisão e autonomia, é preciso auxiliá-lo sempre que necessário. Informe-se sobre o andamento das tarefas, se o escopo está dentro do prazo, como está a qualidade do trabalho, etc. Erros podem acontecer, mas com uma supervisão é possível minimizá-los consideravelmente.

5. Conclusão das tarefas

Ao final de cada tarefa, avalie o desempenho e mensure os resultados. Ao observar a atuação e o desempenho dos colaboradores, você coletará informações para dar feedbacks construtivos, que os ajudarão no desempenho profissional e desenvolvimento dos mesmos.

6.Sistema de Gestão

Os Sistemas de Gestão te ajudarão com certeza nessa empreitada. Com eles, o seu escritório/departamento jurídico poderá automatizar a delegação de tarefas para advogados, sem burocratizar o cotidiano no escritório. No Nexus você pode delegar tarefas, configurar alertas sobre as notificações, a conclusão e o atraso por parte dos responsáveis.

Com ele, você facilita o monitoramento do trabalho e o encaminhamento de feedbacks, além de absorver práticas repetitivas, padronizar e gerenciar fluxos de trabalho, tudo com armazenamento seguro, disponível 24 horas por dia, com acesso de onde estiver, através de desktops, notebooks e celulares.

Você percebeu o quanto a delegação de tarefas é fundamental em um escritório de advocacia/departamento jurídico? Temos certeza que os resultados colhidos após essa prática valerão a pena!

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