O Uso do Software jurídico e a Segurança da informação na advocacia

Nos últimos tempos com a transformação digital os benefícios estão cada vez mais visíveis, contudo, a preocupação com a segurança da informação e o medo do vazamento dos dados também estão presentes e tem causado bastante impacto nesse processo de evolução.

O volume de pessoas com acesso à internet está cada vez maior, a troca de informações cada vez mais intensa e os aspectos da segurança da informação ganham espaço e importância na proteção contra ataques de hackers.

Essa preocupação e cuidado também se estende à área do direito. O universo digital chegou com toda força no judiciário, portanto, saber como administrar os dados e informações dos clientes é fundamental. Para isso é necessário atentar-se aos equipamentos e ferramentas utilizados, e não esquecendo, é claro, dos procedimentos existentes no ambiente de trabalho e do envolvimento de cada colaborador.

Por essa razão, reunimos dicas relevantes acerca da segurança da informação. E dessa forma o advogado poderá prosseguir na atividade e no relacionamento com seus clientes com muito mais segurança.

Mas afinal o que é segurança da informação?

A segurança da informação (SI) está diretamente relacionada com a proteção de um conjunto de informações, no sentido de preservar o valor que possuem para um indivíduo ou uma organização. São propriedades básicas da segurança da informação: confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade.

Tanto é um fato que a segurança da informação tem sido uma preocupação, e ações estão sendo realizadas para que os cuidados necessários sejam tomados, que em agosto de 2018 foi sancionado pelo Presidente da República a Lei nº 13.709/18, nomeada com Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

No art. 46 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018 ou LGPD) diz:

Art. 46.  Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Desta forma, quem manuseia os dados devem seguir regras de segurança para que destruição, perda, alteração ou comunicação de dados não ocorra.

 Como realizar a segurança da informação no escritório jurídico

O processo de implantação da segurança da informação envolve várias fases, incluindo a gestão de risco, pontos de vulnerabilidade e planos de controle.

Na advocacia a segurança dos dados é algo fundamental já que, na maioria das vezes, os dados são confidenciais. Esse é um fato tão relevante na área jurídica, que é um item previsto no artigo 35 do Código de Ética da OAB .

Art. 35. O advogado tem o dever de guardar sigilo dos fatos de que tome conhecimento no exercício da profissão.

Parágrafo único. O sigilo profissional abrange os fatos de que o advogado tenha tido conhecimento em virtude de funções desempenhadas na Ordem dos Advogados do Brasil.

Existem duas vertentes no judiciário em relação a evolução tecnológica que tem acontecido mundialmente: uma, são os tradicionalistas que relutam em inovar e uma das justificativas é justamente a questão da segurança dos dados. A outra, são os que inovam, porém, ainda relutam em investir de forma adequada na gestão e segurança das informações.

O fato é que, não há como fugir da realidade. A evolução tecnológica está em nossas portas e com ela, a necessidade de implantar uma gestão de dados que faça a proteção das informações de forma eficiente. Esse é o hoje e sem dúvida alguma, a evolução em ambos os casos será cada dia maior.

Um software jurídico pode fazer a diferença na segurança dos dados

Os riscos de uma violação de dados, um hackeamento, podem ser evitados com algumas medidas adotadas e isso pode inclusive, no caso da advocacia, ser informado ao cliente, gerando assim maior confiabilidade do negócio.

Uma importante medida, sem dúvida alguma, é a escolha de um software jurídico que faça esse trabalho da forma mais eficiente possível.

Leia também o artigo: como mudar de software jurídico sem impactar na produtividade e segurança dos dados.

Além da aquisição de um bom software de gestão, o conhecimento da LGPD, o envolvimento dos colaboradores, o estabelecimento de regras de segurança, tudo isso, complementarão esse processo criterioso de garantir a segurança das informações.

·         Defina as regras de segurança

Pense sobre o esquema de segurança da rede sempre!!!! Defina as regras estabelecendo o que pode e o que não pode ser feito com os dados, quem terá acesso à quais informações, além de garantir segurança na rede de computadores, utilizando antivírus, firewall, etc.

As regras definidas devem ser compartilhadas entre a equipe para que todos estejam cientes das suas responsabilidades e envolvimento.

Uma outra medida que pode ser adotada, é a contratação de um seguro digital. Ele assegura o escritório e o próprio cliente contra eventuais perdas e danos aos dados.

·         Defina responsabilidades

Mesmo contando com a LGPD que já responsabiliza o envolvido com os dados por eventuais danos, é importante atribuir a responsabilidade à cada um. Aí entra uma grande vantagem em se ter um software jurídico, uma vez que as atribuições de tarefas, distribuição de processos, andamento de atividades, ficam registrados e é possível acompanhar uma a uma.

·         Armazene os dados utilizando o recurso de nuvem

Essa é outra grande vantagem que um software jurídico proporciona, armazenar os dados nas nuvens é sem dúvida uma grande medida de proteção. Quando um arquivo está armazenado em um equipamento local, o risco de acontecer uma falha é grande. Se o escritório utiliza o armazenamento nas nuvens, mesmo que a máquina local utilizada dê problemas, os dados permanecerão intactos.

Outras duas grandes vantagens desse tipo de armazenamento é poder compartilhar os arquivos com várias pessoas, facilitando a usabilidade e edição dos documentos e a disponibilidade de acesso que são 24 horas por dia, de onde estiver, desde que tenha acesso à internet.

·         Autentique os documentos

Uma forma de autenticação ao usar um software jurídico, é o uso de controles de acessos que devem ser estabelecidos nas regras de segurança e atribuição de responsabilidades citadas anteriormente. As formas de se fazer isso podem ser variadas, utilizando PIN, senha e usuário ou outros mecanismos. Somente os autorizados terão acesso ao que lhe é permitido e se se houver alguma tentativa de violação, estará registrado com data, hora, usuário e endereço da máquina.

Outra alternativa para garantir ainda mais a segurança dos dados é autentica-los. Atualmente a certificação digital tem sido uma ferramenta bastante usada e segura.

Vimos então que fugir da tendência atual é como diz aquele velho ditado, “chover no molhado”. A tecnologia está aí, o mercado cada vez mais digital e competitivo e para acompanharmos e ainda sermos um diferencial, precisamos entrar no mesmo ritmo, adequar nossa realidade, nos prepararmos inclusive para LGPD e garantirmos nosso espaço no mercado jurídico.

Busque conhecimento, pessoas competentes responsáveis por todas essas etapas do processo, para que o seu escritório seja inovador e confiável e com isso, apresente a melhor prestação de serviço ao cliente gerando mais resultado e lucratividade.

Sim, eu sei, o artigo poderia ser mais curto, mas assim detalhamos melhor todo o processo que envolve a segurança da informação na advocacia e deixamos você ciente da importância dela no seu negócio.

Quer continuar por dentro das inovações na área jurídica? Acesse nosso blog e boa leitura!!!!!

Até a próxima 🙂