Transforme seu acompanhamento processual em uma atividade ágil e segura

Já parou pra pensar se a forma como você faz o acompanhamento processual no seu escritório é produtiva? Como é uma atividade rotineira e necessária os sócios/proprietários e gestores não se atentam tanto em mensurar e acompanhar a eficácia do processo utilizado. Por isso, transforme seu acompanhamento processual em uma atividade ágil e segura.

E pode até ser que demore para dar algum problema ou para alguém perceber que essa atividade se tornou um gargalo e um impacto negativo no resultado do escritório. E ter isso, ou ter esse processo como um facilitador de todo o serviço prestado, é escolha do gestor, ao definir como será realizada essa atividade no negócio.

Geralmente existem duas formas de realizar o acompanhamento processual em um escritório jurídico. Uma é a forma manual e a outra, é automatizando a gestão dos processos utilizando um software jurídico.

E qual é a melhor opção para o seu negócio? Se levarmos em consideração as questões que abrangem a busca e a atualização de processos, entenderemos que a análise para essa pergunta precisa ser feita de forma minuciosa e é justamente por isso que falaremos mais sobre este assunto neste artigo.

Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto! 😉

Para analisarmos melhor esse processo relacionamos algumas situações que ajudam a reavaliar os métodos usados para o acompanhamento processual.

1. Utilização adequada dos recursos humanos disponíveis

No acompanhamento processual manual

Neste caso os escritórios precisam alocar mão de obra para realizar a atividade, em geral, mais de uma pessoa. Quanto maior o volume de processos ativos maior o tempo que os colaboradores envolvidos gastarão para realizar a busca nos sites dos tribunais, uma a uma, copiar e colar cada andamento em arquivos (geralmente planilhas) e organiza-los em pastas nomeadas. Imagina o risco desse controle e armazenamento? O risco em fazer errado ou de perder informações, é consideravelmente grande e a empresa se torna refém do serviço do colaborador.

O que dá certo em um curto prazo de tempo, no futuro pode se tornar um problema. Quem lida com essa tarefa se envolve muito pouco em outras demandas, como elaboração de peças, estratégias, o que gera grande desmotivação e limita o desenvolvimento de pessoas para o escritório.

Isso é ruim tanto para o escritório, que faz com que seu crescimento fique vinculado ao aumento no quadro de funcionários e é claro, compromete ainda mais o custo, quanto para o colaborador, que perde a oportunidade de ampliar seus conhecimentos e se desenvolver profissionalmente.

No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

Ao escolher a automação do acompanhamento processual a busca de processos não será mais uma preocupação e nem mesmo um risco, os softwares jurídicos realizam a busca automaticamente nos sites dos tribunais e carregam para armazená-los e organizá-los no sistema.

Dessa forma o escritório garante a segurança da informação e ainda utiliza os recursos humanos de forma mais produtiva e para questões mais estratégicas.

Os softwares para advogados permitem ao usuário buscar seus processos pelo número da OAB além de gerar notificações automáticas para assegurar que todo andamento e atualização sejam avisados. Já imaginou ter todo esse controle de forma rápida, fácil e segura? O usuário pode ainda, checar as atualizações no próprio sistema, receber por e-mail, ser notificado no celular, no Ipad, notebook, laptop ou em todos eles.

Continue lendo “Transforme seu acompanhamento processual em uma atividade ágil e segura” e leia também: advocacia 4.0 a mudança no cadastro de processos que todos desejavam

2. Comunicação interna

No acompanhamento processual manual

Essa situação é muito delicada e impactante para qualquer perfil de escritório, especialmente para os que possuem uma carteira maior de clientes e as vezes contam com uma equipe reduzida. A comunicação interna deve acontecer da melhor maneira para não comprometer nenhum prazo, não prejudicar o andamento do processo, o atendimento ao cliente e a qualidade dos serviços prestados.

A limitação de espaço em planilhas, a forma pessoal de cada um anotar as informações, pode tornar esse processo bem complicado, com registros perdidos aleatoriamente, de informações fundamentais ao negócio.

No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

Nos sistemas as informações são armazenadas em um mesmo local de forma organizada. Assim, os dados ficam sempre disponíveis para todos e fáceis de localizar. Além disso eles facilitam a visão geral de cada processo e otimizam a delegação e o acompanhamento de tarefas.

Sem dúvida, é inquestionável o controle e a produtividade do uso de uma ferramenta de gestão de processos. Os colaboradores podem delegar tarefas com os recebimentos dos andamentos processuais e publicações dos Diários de Justiça, podendo acompanhar os responsáveis, as atividades realizadas, datas de execução, prazos, tornando a visão do líder muito mais ampla. Assim a sintonia entre as tarefas e prazos asseguram muito mais eficácia e assertividade.

3. Estabeleça uma rotina organizada e produtiva

No acompanhamento processual manual

Com a experiência que tenho na gestão de escritórios de advocacia e empresas que prestam serviço para essa área, tive a oportunidade de mensurar o tempo que uma pessoa leva para realizar o acompanhamento processual. Vou compartilhar essa informação com você para que possa avaliar o desempenho do seu escritório.

Partindo desde o tempo de acesso em cada tribunal, a busca por cada processo e os preenchimentos dos captchas (chaves de acesso) um colaborador leva em média quatro horas para consultar 50 processos, sem nenhuma parada.

Considerando a situação citada no primeiro tópico, aproveitamento de recursos humanos, pense em quantas atividades estratégicas podem ser feitas e quanto o custo pode ser minimizado em um período de quatro horas? É muita, muita coisa, concorda?

No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

Os sistemas atualizam as informações no mesmo tempo em que essas são feitas nos tribunais. Então, a produtividade se multiplica! Os melhores sistemas conseguem acessar os tribunais diretamente e rapidamente, sem a necessidade de preenchimento dos captchas (chaves de acesso) e tornam as atualizações facilmente e rapidamente acessíveis.

A facilidade de acesso, a segurança nas informações com filtros de busca extremamente confiáveis, torna o uso de uma ferramenta de apoio essencial ao seu negócio, além de que o advogado pode restringir e controlar os acessos às informações confidenciais que serão compartilhadas somente com os que tiverem permissão.

4. Administre os recursos financeiros

No acompanhamento processual manual

Maior necessidade de mão de obra reflete diretamente em um maior custo e é claro, acaba onerando o caixa do escritório de advocacia. Além de ser contra produtivo, já ficou claro no primeiro tópico que o reflexo disso no alinhamento da equipe e no resultado financeiro é um problema.

No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

No método automático você otimiza a produtividade, a mão de obra e consequentemente o custo. O investimento que você faz em um bom software jurídico não é tão oneroso como investir em novos colaboradores, capacitá-los e ainda correr riscos. A automatização poupa muito mais tempo e economiza muito mais dinheiro.

5. Relacionamento com o cliente

No acompanhamento processual manual

A fidelização da sua carteira de clientes é um item que pode ficar prejudicado com o processo manual. Afinal, a frequência com que um cliente interage com o escritório em busca do andamento do processo é grande e se a informações não estiverem disponíveis rapidamente e corretamente pode gerar insegurança e incredibilidade para o cliente.

Neste caso podem ocorrer dois fatos: interromper o trabalho do advogado e demorar na busca das informações e atualizações dos processos.   Sem esquecer é claro que, de acordo com a forma como o escritório organiza as informações, pode acabar não conseguindo passar os dados necessários para o cliente, deixando-o numa situação desconfortável caso não haja registros das movimentações dos processos e o escritório passa constrói uma visão negativa perante o cliente.

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No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

Utilizando um software jurídico o atendimento ao cliente fica mais profissional, já que ele permite mapear todo o caminho que o processo percorre e manter um histórico atualizado. Assim é fácil deixar o mesmo sempre informado sem gerar desgaste e esforço da a equipe.

Eles ofertam locais para registrar os históricos de atendimentos relacionados a determinado cliente, além de poder relacionar as informações relativas ao seu caso. A maioria dos softwares permitem que o próprio cliente tenha acesso para acompanhamento online de seus processos com permissões determinadas pelo advogado.

Receber notificações online é um outro benefício poderoso que tanto o advogado como o cliente podem usufruir. Imagina você não ter que se preocupar em vigiar atualizações de processos e atividades, sabendo que quando ocorrer você receberá automaticamente e instantaneamente? Não é fantástico?

Não deixe de otimizar as atividades do seu escritório de advocacia sem comprometer o orçamento e garantido um resultado satisfatório da sua prestação de serviços.

6. Situação de risco

No acompanhamento processual manual

É fato que para quem prefere o método mais manual de acompanhamento processual corre maior risco de erro, uma vez que se torna mais dependente da mão de obra humana. Um erro de digitação, uma linha deletada sem querer, pode comprometer o cumprimento dos prazos, as atividades delegadas e consequentemente todo o resultado do processo.

No acompanhamento processual automatizado pelo software jurídico

Ainda existem o que não acreditam, os mais tradicionalistas, porém é fato, os dados estão muito mais seguros quando armazenados em um bom software jurídico, especialmente quando o armazenamento é feito em nuvem e se torna disponível 24 horas por dia independente do local que você esteja.

A tecnologia na área jurídica hoje, é algo que avança com uma velocidade exponencial e para o cliente, isso se converte em facilidade, agilidade, produtividade e rentabilidade.  Resolver mais problemas e demandas de forma menos burocrática e mais produtiva é o que todo empreendedor deseja em seu negócio.

Avaliar cada particularidade e cada etapa relacionada ao processo do acompanhamento processual e da escolha do melhor método de fazê-lo é fundamental para chegar à maneira certa de como o seu escritório deve executa-la e se a forma como está sendo feita é realmente eficiente e lucrativa.

Em muitos escritórios o que se escuta como uma das principais justificativas para adiar a implementação de um software jurídico  é o investimento a ser realizado, entretanto, quando se coloca na balança custo x benefício é fácil compreender que o valor investido em um sistema é muito mais viável do que:

• Aumentar o custo com mão de obra contratando mais estagiários e novos colaboradores;
• Treinar pessoas;
• Não captar novos clientes por falta de tempo ou por não liberar mão de obra para funções e planejamentos estratégicos;
• Deixar de manter um relacionamento constante com o cliente, fidelizando o por falhas no atendimento;
• Utilizar inúmeras ferramentas ou ferramentas gigantescas que não fazem o que um software jurídico enxuto realiza.

Acredite: recursos de tempo, financeiro, de energia humana fazem um gestor jurídico economizar valores gigantescos na rotina do seu escritório. Assim, os esforços podem se voltar para o investimento que realmente faz o seu negócio crescer, como marketing jurídico, captação de novos clientes e gestão estratégica.

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