Saiba tudo o que você precisa sobre o uso de um Workflow no seu escritório de advocacia

O que é um Workflow?

Um workflow é um processo de trabalho, também conhecido como fluxo de trabalho, que envolve uma série de atividades sequenciais com o objetivo de atingir uma meta específica dentro de uma organização. O workflow pode ser configurado para determinar as atividades a serem executadas, as etapas do processo, as pessoas envolvidas em cada etapa, as interações necessárias e as condições que precisam ser preenchidas para avançar para a próxima etapa do processo.

O objetivo é sempre aumentar a eficiência, a produtividade e a satisfação do cliente. O workflow pode ser manual ou automatizado, dependendo do tamanho da organização e dos objetivos do processo de trabalho.

E do que se trata um Workflow Jurídico?

Um workflow especificamente jurídico é um conjunto de processos organizados e padronizados para gerenciar os procedimentos dentro de um escritório ou departamento jurídico. Ele envolve a definição de tarefas, prazos e responsabilidades em cada etapa do processo, desde a análise do caso até a sua resolução.

O objetivo da implantação do Workflow é garantir que todas as etapas sejam seguidas corretamente, minimizando erros e retrabalho, maximizando a eficiência e a qualidade dos serviços prestados aos clientes.

O uso de um workflow jurídico pode ser facilitado com o uso de softwares especializados em gestão jurídica, como o Nexus, que já possui a ferramenta disponível para utilização.

Algumas razões para se usar um workflow no escritório de advocacia:

Padronização de processos: com o workflow é possível padronizar os processos de trabalho, garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma consistente e com qualidade.

Redução de erros: um workflow bem estruturado, possibilita a redução de erros e garante que todas as etapas dos processos sejam cumpridas adequadamente.

Maior eficiência: a padronização dos processos, aliada à automatização de tarefas repetitivas, proporciona maior eficiência e produtividade, liberando tempo para atividades mais estratégicas, gerando principalmente maior rentabilidade.

Controle de prazos: com um workflow bem definido, é possível controlar os prazos e evitar a perda de prazos importantes.

Melhor comunicação: o workflow também pode ajudar a melhorar a comunicação entre os membros da equipe e facilitar o compartilhamento de informações.

Monitoramento do desempenho: é possível monitorar o desempenho da equipe e identificar pontos de melhoria nos processos, utilizando a ferramenta de workflow.

Como implementar um Workflow no escritório de advocacia?

Identifique as etapas do processo jurídico: liste todas as tarefas necessárias para realizar processos jurídicos, incluindo desde a coleta de informações até a apresentação de recursos em tribunais. É fundamental que o fluxo siga as etapas legais que garantem a efetividade do processo, evitando que haja erros ou retrabalhos.

Defina as responsabilidades de cada membro da equipe: é importante que cada membro da equipe tenha suas responsabilidades bem definidas. Isso evita desentendimentos, atrasos e retrabalhos.

Crie uma ferramenta de acompanhamento: para garantir a eficiência do workflow, é fundamental que todos os envolvidos saibam em que etapa do processo o caso se encontra. Por isso, é importante implantar uma ferramenta de acompanhamento, como um software de gestão.

Realize reuniões de acompanhamento: é necessário garantir que o workflow esteja funcionando adequadamente, avaliando, otimizando o fluxo de trabalho, corrigindo falhas e ajustando etapas, se necessário.

Use a tecnologia para implementar o workflow: a tecnologia pode ajudar a simplificar e agilizar o workflow jurídico. Por isso, é importante que os profissionais envolvidos estejam sempre atualizados em relação a softwares, aplicativos e outras ferramentas digitais que possam contribuir para o processo, o ideal é que o seu software de gestão, tenha a ferramenta disponível para uso.

O Workflow dentro do Software de Gestão Jurídica Nexus:

No workflow, dentro do Nexus, é possível criar uma árvore de agendamento de atividades, com prazos e responsáveis definidos previamente, distribuídas de forma automática.

Segue abaixo um exemplo de processos a ser criado: o peticionamento e entrada de ação.

Tarefas:

1 – Colher os documentos do cliente

– Prazo: até 5 dias úteis

– Responsável: Advogado X

2 – Realizar a criação da petição

– Prazo: até 3 dias úteis

– Responsável: Advogado Y

3 – Realizar o pagamento da Guia inicial

– Prazo: até 2 dias úteis

– Responsável: Assistente financeiro X

4 – Protocolar ação principal

– Prazo: até 5 dias úteis

– Responsável: Advogado Z

Sem a implementação e uso do Workflow no Nexus, o usuário responsável pelo processo deveria criar cada uma dessas atividades. Entretanto, agora o usuário pode criar um fluxo de atividades configurando cada tarefa desse processo de peticionamento. Sempre que iniciar esse fluxo para determinada ação ou publicação, o Nexus criará as atividades automaticamente, enviando para cada responsável uma notificação de atividade criada, com prazos definidos e descrições do que deve ser feito.

O fluxo só é encerrado quando as 4 atividades estiverem concluídas. Além de ser mais rápido a criação das atividades devido a automação, o Controller Jurídico pode acompanhar a produtividade e eficiência da equipe em cumprir prazos e realizar tarefas.

Conclusão:

Em resumo, o workflow é uma ferramenta fundamental para uma organização, pois possibilita a otimização dos processos internos, aumenta a produtividade dos colaboradores, diminui o tempo de execução das tarefas, elimina retrabalho e falhas, além de propiciar uma rastreabilidade de todas as etapas do processo. A utilização de ferramentas tecnológicas para implementação do workflow traz ainda mais ganhos para a empresa, como a disponibilidade de informações em tempo real, melhor comunicação e integração entre as áreas e uma visão mais clara do andamento das atividades. Dessa forma, é indiscutível a necessidade do workflow na organização, para que ela possa se manter competitiva em seu mercado de atuação e alcançar melhores resultados.

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Um grande abraço e sucesso! 🙂