Como controlar prazos processuais: dicas para advogados
Acompanhar e controlar processos é algo comum e diário nos escritórios de advocacia. É normal ter equipes prontas para esse tipo de tarefa, porém os resultados muitas vezes são insatisfatórios.
Quando essa gestão é feita manualmente, a empresa perde em produtividade.
Por isso, faz-se necessário entender como controlar prazos processuais da melhor forma para evitar perder audiências e compromissos importantes. Assim, o escritório serve melhor ao seu cliente e garante agilidade nas operações diárias.
Falaremos a seguir sobre acompanhamento processual, prazos e nuances desse assunto. Também mencionamos dicas de como organizar prazos com eficácia. Confira!
O que significa acompanhamento processual?
O significado de acompanhamento processual é o monitoramento de processos em andamento e dos prazos para honrar os compromissos.
Trata-se de uma operação rotineira em escritórios de advocacia: acompanhar o que está em andamento, visualizar e controlar os prazos para preparação para a criação das peças. Assim, não há erros que incorrem em prejuízo nas ações.
Os clientes sempre desejam saber mais informações sobre seus processos, para verificar quando vai ganhar uma ação, por exemplo. Então, isso é parte também do atendimento ao cliente.
Importância de fazer o controle do prazo processual
Como é uma tarefa constante e fundamental, é necessário entender melhor como controlar os prazos processuais com eficiência e agilidade.
Um dos pontos é a melhor gestão da equipe interna. A falta de controle dos processos resulta em desorganização interna, com mais retrabalho para as pessoas.
Afinal, isso envolve ter que monitorar sites oficiais para buscar prazos e dados para atualizar registros.
Com uma melhor metodologia de controle, é possível organizar melhor o que faz cada membro, inclusive diminuindo seu trabalho repetitivo.
Estima-se que as pessoas gastam horas para buscar informações sobre processos e preencher uma planilha, por exemplo. Esse trabalho pode ser ainda afetado por distrações, cansaço e interferências diversas.
Um bom controle dos prazos otimiza o tempo do próprio advogado também. Ele consegue chegar a informações que precisa sobre os processos com um fluxo mais ágil e fluido de operações. Isso permite que ele foque mais em seu trabalho propriamente dito.
Outra questão é a redução de erros. Ao implementar uma metodologia de gestão dos prazos, torna-se viável diminuir falhas no controle manual. Esses erros podem levar a faltas nas audiências e perda de prazos, por exemplo, então é fundamental evitá-los a todo custo.
Em complemento ao que falamos, essa administração mais organizada dos prazos também é crucial para orientar melhor os clientes e atualizá-los sobre o que está acontecendo nos processos.
Para ter uma informação ágil para repassar às pessoas, a equipe deve controlar melhor o fluxo de processos, os eventos e as mudanças.
Por fim, podemos mencionar o próprio cálculo de prazos, que gera maior previsibilidade e leva em consideração feriados, suspensões e paradas por diversos motivos. Essa visão também ajuda a passar transparência e efetividade aos clientes.
Como controlar prazos processuais?
Vamos entender melhor como fazer controle de processos judiciais nos tópicos abaixo.
Ter uma ficha do cliente
É importante ter um registro completo e organizado de cada cliente, com informações acerca dos processos que dizem respeito a ele. Assim, a empresa organiza melhor cada evento, de acordo com a pessoa correspondente.
Isso facilita a transparência na prestação de contas para mostrar ao cliente o que está sendo feito.
Mapear processos e prazos
Um bom mapeamento de processos e prazos também é importante para gerenciar melhor um escritório diariamente e, portanto, faz parte da solução para a questão de como controlar prazos processuais.
Esse fator envolve administrar cada processo de acordo com a data de início, data de término e os prazos calculados para gerar visibilidade.
Definir metas e dias para atualização do cliente
A atualização do cliente pode ser organizada de acordo com dias específicos. Dessa forma, você garante consultas otimizadas aos sites para monitorar os processos sem perder tanto tempo.
É possível inclusive definir uma rotina para melhorar as buscas, de modo a obter informações para o momento em que o cliente for atualizado.
Saber como controlar prazos processuais numa planilha
Uma ferramenta muito usada nos escritórios é a planilha de prazos processuais. Com ela, as equipes internas conseguem gerenciar melhor os processos e os prazos, sempre atualizando tudo manualmente, de acordo com as fontes oficiais.
Essa estratégia ajuda a garantir maior organização das informações, uma vez que é possível gerenciar visualmente cada prazo para evitar erros.
Entretanto, é preciso cuidado: a planilha pode ficar grande demais e complexo demais, caso a empresa atenda a muitos clientes.
Nesse caso, o ideal é ter também pastas específicas para cada cliente, a fim de obter uma visão segmentada de cada caso. Isso facilita encontrar as informações sobre cada processo também, mesmo que demande a inspeção visual sempre manual.
O controle de prazos processuais manualmente é um avanço com relação a outras formas de gestão menos organizadas, contudo, também apresenta alguns entraves à produtividade.
Usar sistema de controle de prazos processuais
Por outro lado, há uma solução muito interessante que resolve problemas e desafios na gestão de prazos.
O sistema de controle dos prazos atualiza o registro dos processos automaticamente quando surgem novos eventos, envia alertas acerca de prazos próximos e permite reduzir completamente os erros.
O registro dos processos é feito automaticamente, bem como a atualização do andamento. Os dados são buscados nos sites de Tribunais de forma intuitiva e ágil, sem envolver trabalho humano.
Como não perder prazos processuais?
Para não perder prazos processuais, o advogado deve contratar um sistema de controle que facilite a visibilidade.
Uma aplicação com uma linha do tempo processual, por exemplo, e com alertas automáticos para os eventos permite que o controle seja feito de forma eficiente.
Ou seja, quando falamos em como controlar prazos processuais, é fundamental envolver a tecnologia. Os sistemas de gestão funcionam como ferramentas de gerenciamento de projetos, de modo a ajudar os profissionais a prever o que vai acontecer.
Essa visibilidade se traduz em menos perda de prazos, bem como em maior segurança para o cliente, que é atualizado constantemente. Buscar informações para transmitir ao cliente se torna essencialmente mais fácil.
Conclusão
Como vimos, é crucial entender como controlar prazos processuais para evitar transtornos e problemas que prejudicam as ações. Desse modo, é possível obter maior sucesso nas disputas, de modo a satisfazer os clientes.
Por outro lado, o uso de automação nesse quesito ajuda a melhorar a reputação do escritório, pois reforça a ideia de uma advocacia modernidade e de disrupção.
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