Vantagens em automatizar o escritório de advocacia

Ao falar de um assunto que está cada vez mais presente no dia a dia do mundo corporativo, que é a automação, logo vem à mente o uso de softwares e várias outras inovações tecnológicas, que de uma forma automática, executa tarefas operacionais que antes necessitavam ser realizadas de forma manual. No mercado jurídico isso não é diferente: a automação jurídica veio pra ficar! Ela se tornou uma grande aliada em todos os escritórios de advocacia e/ou departamentos jurídicos de empresas. Vem com a gente e conheça todas as Vantagens em automatizar o escritório de advocacia.

Essa grande inovação da transformação digital é capaz de substituir e executar o trabalho manual, operacional e repetitivo que faz parte da rotina do negócio. Além disso, com a realização desses procedimentos, os processos e execuções se tornam mais ágeis, aumentando a produtividade geral do escritório ou departamento jurídico. E ainda reduz os custos e permite que os profissionais foquem em atividades muito mais estratégicas.

Quer saber mais sobre esse tema? Continue acompanhando o texto e conheça as principais vantagens da automação jurídica.

Crescimento da produtividade

Quem não deseja ter mais produtividade em seu negócio? E esse, é justamente um dos maiores benefícios que a automação jurídica proporciona. Um exemplo prático é o uso do software jurídico, que faz com que o advogado não perca tempo realizando a busca e o acompanhamento dos processos manualmente, ou gerando cópias físicas de documentos e outros.

Com a automação jurídica o processo já fica disponível no sistema e com ele, estão todas as informações necessárias. Sendo assim, o advogado pode ter acesso mais rapidamente e facilmente aos dados, o que com certeza otimiza o tempo dos prazos.

Otimização do tempo

A automação jurídica traz um diferencial gigantesco quando se trata de administração do tempo. Isso é nítido em várias situações, um exemplo simples, é quando o escritório recebe um contato de um cliente solicitando informações sobre um determinado processo que foi finalizado há alguns anos. Buscar essas informações com milhares de outros processos disponíveis, decididamente não é um procedimento simples. Sem a ajuda de um software jurídico, resultado da evolução e implantação da automação jurídica, pode ser impossível encontrar esses dados de maneira eficiente e segura.

Um outro exemplo, é quando um advogado se desliga do escritório e é necessário buscar informações geradas por ele, para o andamento dos processos. Como no exemplo anterior, sem o apoio da automação jurídica essa situação seria bem trabalhosa.

Esses são apenas alguns exemplos do tempo gasto na busca de informações, mas existem várias outras situações em que o tempo pode ser melhor controlado e otimizado com esse processo. Isso acontece, já que um software jurídico disponibiliza um acesso às informações de forma centralizada, ágil e simples, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Controle dos prazos

Na área jurídica o cumprimento de prazos é o que há de mais importante no exercício da profissão. Os processos na maioria das vezes dizem respeito a direitos fundamentais e por serem dessa natureza, nunca podem ser negligenciados, sendo fundamental serem resolvidos o mais rapidamente possível.

Sendo assim, o uso de um software jurídico por meio da automação jurídica, possibilita o planejamento e a execução de estratégias que auxiliam no domínio e segurança dos prazos.

Os softwares geralmente emitem notificações que são lembretes para cada fase do processo. Assim, o advogado tem uma visão geral de como estão os mesmos, quais estão próximos do fim, quais precisam de determinada atividade, e dessa forma, efetuar um gerenciamento completo sobre as tarefas que são prioritárias.

Integração dos dados

Com a automação jurídica a integração das diversas áreas e departamentos dos escritórios de advocacia acontecem de uma forma muito mais eficiente e segura.

Um exemplo é como a adoção e implantação de um software jurídico pode viabilizar a comunicação entre um departamento financeiro e o de recursos humanos, bem como pode melhorar a interação entre as estratégias de marketing e a área de TI.

Isso acontece, uma vez que a automação jurídica possibilita a atualização e o sincronismo das informações compartilhadas pelos setores do escritório de advocacia ou departamento jurídico. O resultado disso é: uma gestão muito mais coesa e um funcionamento muito mais dinâmico e eficaz entre todos as áreas.  

É fundamental ressaltar a vantagem da segurança dos dados, originários da automação jurídica. Isso acontece em função dos softwares de gestão jurídica que utilizam ferramentas de criptografia, que tornam os dados inteligíveis para os que não possuem acesso ao documento ou ao sistema.

Os dados só serão decodificados com acesso a uma chave específica e essa forma adotada pela automação jurídica, garante confiança e credibilidade, evitando que os sistemas sejam invadidos e consequentemente as informações danificadas e/ou furtadas.

Controle e análise de desempenho

Outra grande vantagem da automação jurídica é a possibilidade de consolidar dados sobre clientes, processos, colaboradores, fazendo com que a gestão do escritório se torne cada vez mais eficaz. Com esse benefício se pode criar métodos de avaliação de desempenho e análises para viabilizar as tomadas de decisão de forma muito mais assertiva.

Os softwares de gestão jurídica possibilitam a geração de relatórios personalizados e individualizados, de forma inclusive gráfica, para que os resultados de cada setor sejam mensurados e avaliados.

Os relatórios disponíveis são inúmeros, desde o acompanhamento de processos finalizados, processos ativos, até o controle do faturamento mensal, perfil de cliente etc. Com eles, é possível acompanhar facilmente os gargalos, bem como o que está dando certo, permitindo assim, tomadas de decisão mais assertivas e rápidas.

Diminuição de custos

Implantar um sistema de automação jurídica que não reflita em um resultado satisfatório no financeiro do negócio é inviável.

É fato que a automação demanda um investimento inicial para ser implementada, entretanto, a redução de custos é garantida. Pra isso, se deve apenas aguardar o retorno que acontece a médio prazo, uma vez que você aumenta a produtividade da equipe, reduz o tempo de execução das tarefas, entre outras vantagens.

Já vimos: ganho de tempo, aumento de produtividade e tudo isso, leva provavelmente a corte de custos com pessoal. Como é sabido que com a tecnologia um maior volume de atividades burocráticas é despenhado automaticamente, não é necessário que o escritório ou departamento jurídico tenha um grande volume de colaboradores para desempenhá-las.

Satisfação do cliente

A garantia de um melhor relacionamento com o cliente é outra vantagem proporcionada pela automação jurídica. Os motivos para alcançar esse objetivo são vários, já que a automação ajuda a agilizar os prazos e com isso garante a qualidade dos serviços e a satisfação do cliente.

Uma empresa que tem a consciência da necessidade de investir em tecnologia, com certeza tem a sua credibilidade e visibilidade aumentada no mercado, já que os níveis de modernização do empreendimento com o objetivo de se preparar para as tendências do futuro, são notadamente visíveis para o público alvo.

Repassamos neste artigo algumas informações e vantagens sobre automação jurídica. Vale ressaltar que para realizar essa implantação é muito importante a orientação de uma empresa especializada no assunto, para que os procedimentos rotineiros do escritório sejam feitos na íntegra.

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Espero que com esse conteúdo você possa gerir ainda melhor o seu negócio, deixando-o pronto para o mercado jurídico, com muito mais qualidade e credibilidade!

Até a próxima! 🙂