7 dicas para diminuir a burocracia no seu escritório jurídico

O trabalho burocrático de um escritório de advocacia é volumoso e na maioria das vezes acaba sendo deixado um pouco mais de lado em função da rotina movimentada do advogado, com reuniões, audiências, atendimento ao cliente e outros. Por este motivo, é fundamental que o escritório conte uma organização e planejamento, evitando assim transtornos e retrabalhos com as atividades administrativas.

Ter uma rotina de trabalho ágil e eficiente é o caminho certo para um bom desempenho de um escritório. Entretanto, muitas vezes essa não é uma tarefa fácil e os gestores sofrem para reduzir e organizar a parte burocrática. Cada hora de trabalho dispensada nessas atividades é uma hora a menos para atender seu cliente e aprimorar o seu serviço.

A regra é clara: quanto antes for possível finalizar e reduzir a burocracia, mais rápido será a entrega dos serviços aos clientes. E para atingir esse desejo da maioria dos profissionais, existem algumas ações que podem ser adotadas para acelerar esse processo.

Deseja conhecer algumas delas? Então, continue lendo o nosso artigo e veja o que pode ser feito para ajudar na diminuição da burocracia no escritório e consequentemente melhorar o desempenho do seu negócio.

1. Adote o processo de digitalização de documentos

Sem dúvida alguma, o manuseio, arquivamento, autenticação e controle de documentos é um dos processos que mais consome tempo dentro de um escritório. Muitos deles precisam ser assinados, autenticados e isso gera uma dependência entre pessoas e uma perda de tempo considerável, que impacta diretamente na agilidade e produtividade.

O ideal é a utilização de Documentos e assinaturas digitais, que são muito mais econômicos e rápidos. O processo de enviar uma cópia de documento por e-mail, autenticar imediatamente com a assinatura online, validar em poucos minutos e armazenar fácil e seguramente, é o que há de mais moderno e produtivo para essa tarefa com os documentos.

2. Invista em softwares de gestão e automação de processos

O trabalho administrativo de um escritório é na maioria das vezes uma repetição constante de uma mesma tarefa. Isso faz com que o trabalho intelectual e o potencial da sua equipe sejam desperdiçados ao invés de ser usado em trabalhos que geram muito mais rentabilidade.

Portanto, concorda que nesta etapa, a melhor coisa a se fazer é substituir a mão de obra por um software de automação e gestão de processos? Sem dúvida alguma, é um excelente investimento, que com certeza trará muito mais produtividade, agilidade, e é claro, retorno financeiro para o seu negócio. Além de otimizar as tarefas que atrapalham sua equipe, o sistema também concluirá com excelência e precisão.

3. Capacite os funcionários

Para uma desburocratização de processos, é interessante que a sua equipe esteja preparada para executar diversas atividades. Portanto, treinamento é algo indispensável.

É claro que o treinamento deve estar focado em ensiná-los a executar com eficiência os processos essenciais de sua área. Por exemplo, uma equipe financeira precisa de treinamentos relacionados à elaboração de demonstrativos, realização de transações bancárias, tomada de decisões em investimentos. Um treinamento em atendimento ao cliente, para essa equipe, pode até ser interessante, mas não vai ajudar na desburocratização de processos específicos, pois não é essencial à atividade realizada.

4. Dê mais autonomia à sua equipe

Um outro fator que impacta muito na produtividade da equipe e gera uma burocracia gigantesca, é seguir uma hierarquia rígida e, em geral, desnecessária. Para realizar qualquer tarefa, o colaborador precisa da autorização de um ou mais superiores responsáveis. Permitir que sua equipe tome as próprias decisões, ajuda a agilizar consideravelmente o processo de produção e entrega de tarefas. Afinal, confiar em seus colaboradores, é algo fundamental para gerar motivação, desenvolvimento e evolução da equipe.

5. Revise e enxugue seus processos

Muita coisa mudou!!!! Em muitas situações, a burocracia dos processos ainda existe por heranças de tempos antigos, em que tudo era engessado. Como atualmente, o mercado conta com inúmeras opções de automação, sistemas eficientes de gestão e processos, é possível otimizar as atividades cada vez mais, tornando o dia a dia muito mais produtivo.

Periodicamente, revise os processos do seu escritório, busque pontos de melhoria, ferramentas antigas, hierarquias desnecessárias, entre outras coisas, que devem ser imediatamente reformuladas e, se necessário, descartadas definitivamente.

6. Delegue tarefas

Falamos bastante sobre a hierarquia desnecessária. Nem tudo precisa passar pelas mãos do gestor. Por isso, delegue! Desenvolva sua equipe, capacitando-a e atribuindo responsabilidade a ela. Outra dica importante, é que além de delegar tarefas e criar uma cultura na qual o processo não esteja não mãos apenas de uma ou poucas pessoas, partes da administração do seu escritório podem ser terceirizadas. Tarefas tradicionais, como áreas da contabilidade, do marketing, e até mesmo de processos, podem ser feitas por empresas especialistas, otimizando o trabalho e tornando-o cada vez mais excelente.

7. Aperfeiçoe a comunicação interna

Um dos principais problemas de produtividade, que envolve a parte burocrática de uma organização é a falta de comunicação entre as equipes e/ou entre os líderes. De nada adianta, mudar todo o processo, utilizar ferramentas, se as mudanças e as novas diretrizes não forem repassadas corretamente.

Assim, uma dica importante é investir em meios de manter a comunicação, inclusive de forma também otimizada, seja por e-mails, murais, redes corporativas ou métodos similares.

Depois desta leitura, pode ser que você ache mais difícil fazer a desburocratização de processos, do que conviver com a burocracia, mas não se assuste!!! Steve Jobs, cofundador da Apple, costumava dizer que “o simples pode ser mais difícil de fazer do que o complexo”.

Por outro lado, durante todo esse conteúdo, apresentamos boas razões para buscar processos simples. Produtividade, foco nos resultados, potencial de escalabilidade, aumento de rentabilidade e até redução de custos. Com certeza, vale a pena investir nos passos citados aqui.

Se for preciso, desenhe os processos, coloque-os no papel, cada passo que faz parte da rotina padrão de trabalho. Esse aspecto visual realmente ajuda a identificar quais pontos são necessários e quais são mera formalidade.

Com essas dicas, você já pode começar a cortar a burocracia no seu escritório e melhorar o desempenho da sua equipe. Se você gosta de leituras como essa, que agregam valor ao seu negócio, recomendamos alguns conteúdos que podem te interessar:

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Até a próxima 🙂