Controladoria Jurídica: o que é e por que preciso ter uma em meu escritório ou departamento jurídico?

As 13:40, voltando do horário de almoço, na passagem pela recepção, sua secretária diz: “Doutor, o Sr. João ligou três vezes em meio hora e pediu para avisa-lo que já está na Vara de Família para a audiência de hoje as 14:00”. “Audiência hoje? Como assim? “Sim, Doutor, a audiência é às 14h00min e o Senhor havia pedido para o Sr. João que chegasse com 30 minutos de antecedência para passar as orientações. A pasta com a documentação dele já está separada em sua mesa, caso seja necessário leva-la”.

Quem da área jurídica nunca passou por uma experiência igual ou semelhante a essa??

Então, são para esses casos que a controladoria existe. Se exemplos assim, tem ocorrido com frequência em seu escritório ou departamento jurídico, talvez esteja na hora de pensar em uma controladoria jurídica para o seu negócio. Ela possui diversas funções, todas ligadas à gestão jurídica do escritório ou departamento jurídico. Em resumo, pode-se dizer que a Controladoria Jurídica realiza todo o trabalho de suporte à área técnica jurídica e análise de resultados da produção jurídica.

Numa linguagem simples e direta, ela faz o maior volume do trabalho administrativo no lugar do advogado, para que ele concentre seu tempo e energia e esteja disponível para realizar o que interessa, que é o trabalho técnico do jurídico.

Em geral, sem uma controladoria jurídica, a rotina de um escritório ou departamento jurídico, funciona assim: Ao receber uma ligação, o advogado precisa checar a publicação do serviço contratado, cadastrar no sistema, incluir na agenda de prazo para ele ou outro advogado acompanhar, solicitar cópias do processo (quando necessário), elaborar a petição ou corrigir, encaminhar o prazo para protocolo, após o retorno da petição, conferir o protocolo, arquivar a petição (física ou digitalmente, dependendo do arquivo do escritório).

Concordam que essa rotina é grande e impacta com certeza no tempo, produtividade e qualidade do serviço do advogado diariamente? Imagina um escritório ou departamento jurídico com grande volume de processos e clientes. O desenvolvimento do serviço técnico, como a elaboração da peça e da tese processual, acaba ficando comprometida pela necessidade de se envolver em tantas outras questões.

Falaremos da controladoria jurídica como uma forma de gestão e os benefícios que esse setor pode gerar para as organizações. Sem dúvida alguma, é uma ferramenta indispensável na gestão e automação operacional dos escritórios e departamentos, com melhoria nos procedimentos internos, gerando maior qualidade, redução de riscos e melhores resultados.

A mudança no cenário jurídico, com a digitalização dos processos, o alto volume de litigiosidade, a diminuição no tempo de tramitação e a necessidade de adequação às novas formas de trabalho, tornaram necessárias buscas por novas ferramentas de gestão. Em contrapartida, a otimização de processos e implementação de uma gestão jurídica automatizada, com o auxílio de um software de gestão, unificou a produção dos serviços jurídicos e assegurou muito mais qualidade e eficácia nas tarefas executadas.

E é aí que entra a controladoria jurídica!!! Este é um setor responsável pela implementação e otimização dos procedimentos internos, realizando a gestão de todas as atividades administrativas e apresentado, por meio de indicadores de desempenho, os resultados obtidos.

O papel principal dela é desenvolver métodos de controles de prazos e contingências. Cria e analisa indicadores de desempenho que possibilitam um acompanhamento constante das atividades por colaborador e da equipe, apresentando a melhor forma de trabalho e proporcionando aos gestores a possibilidade de identificar as oportunidades de melhoria e ajustes necessários. Como já falamos em outros artigos, perda de prazo é o grande fantasma da advocacia e sem esses aspectos operacionais e gerenciais de controles, conferencias e revisões, que são itens acompanhados pela controladoria, o trabalho se torna um risco eminente e diário.

Sendo assim, é notável que o controle de processos vai além do acompanhamento processual, cadastro de ações no sistema, emissão de guias de custas, gestão de correspondentes, protocolos de petições, controle de prazos e audiências, entre outras atividades ligadas à produção jurídica. Além de tudo isso, ainda, geram informações quantitativas e qualitativas dos cumprimentos de prazos, dos resultados obtidos nas ações, produtividade da equipe e comportamento da carteira de processos do escritório.

Podemos enxergar a controladoria jurídica como o grande “plus” da advocacia. A geração e o acompanhamento periódico de relatórios, com os resultados que indicarão a quantidade e a qualidade dos processos do escritório, servirão como base para atingimento de metas previamente estabelecidas além de facilitar a tomada de decisão.

Sabemos que para uma gestão de qualidade, os indicadores são peças fundamentais para que o desempenho da produção jurídica, ou seja, os atendimentos aos clientes, a carteira de clientes ativos e inativos, os processos já encerrados, os peticionamentos, o comparecimento em audiências, as decisões favoráveis, as quantidade de horas envolvidas em atuação consultiva, entre tantos outros, sejam medidos e avaliados efetivamente.

É claro que para uma gestão de eficiência e resultado, a capacitação, regras e normas são fundamentais na organização. Sendo assim, a elaboração de procedimentos, treinamentos internos, que garantam a capacitação e a profissionalização dos colaboradores são também atividades desta área, visto que isso impacta diretamente na agilidade e qualidade nos serviços prestados.

Outro benefício gigantesco, proporcionado pelo trabalho da controladoria é a manutenção e o aprimoramento do relacionamento com os clientes, visto, que é criado um canal direto de comunicação entre o cliente e o escritório, com informações atualizadas e precisas sob demanda, e/ou encaminhando de relatórios periódicos sobre as movimentações processuais de suas carteiras. Isso, sem dúvida, proporcionará ao cliente, uma visão do controle rigoroso dos prazos e audiências por parte do escritório, e elevarão a credibilidade, segurança e fidelização do mesmo.

Todas essas características tornam a controladoria um setor estratégico dentro do escritório de advocacia ou ainda dentro de um departamento jurídico. Ela se torna a principal responsável pela manutenção da qualidade dos serviços prestados.

Portanto, o que é e porquê um advogado ou gestor deve ter uma controladoria jurídica em seu negócio, ficou claro, já que a mesma torna possível utilizar informações para gerar resultados, prevenir, gerenciar e evitar riscos, melhorar substancialmente o relacionamento com os clientes e é claro, elevar a qualidade e segurança dos serviços.

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