Alimente seu Sistema Gerenciador de Processos

Com o avanço da tecnologia, a transformação digital aumentou exponencialmente o poder que a informação tem de gerar valor para os negócios. Hoje em dia, uma estratégia eficiente deve tratá-la como um verdadeiro patrimônio da empresa. Consequentemente, o papel desempenhado pela gestão da informação se torna ainda mais importante.

O uso de sistemas tecnológicos hoje, é essencial, porém, essas ferramentas sem a inserção correta dos dados, não agregam valor. A visão da realidade, o cruzamento de informações para análise, a capacidade da organização dos dados é que dá ao gestor a possibilidade de melhorar a performance geral da organização.

Pensando em um departamento Jurídico…

Como seria hoje acompanhar todos os processos manualmente, administrar sua carteira de processos e clientes utilizando papéis, sem a documentação e organização dos dados? Imagine o impacto disso na produtividade do seu negócio.

Um segundo item a ser ressaltado é que com todos os dados no sistema, é possível obter a segurança da informação, algo imprescindível no processo de gestão. Garantir a proteção, a estabilidade e a disponibilidade dos dados é tão fundamental quanto captá-los. Afinal, a sua utilização deve ser garantida, ao mesmo tempo em que eles precisam estar protegidos contra roubos, vazamentos, perdas, alterações e manipulações de qualquer espécie.

Muitos colaboradores “burlam” o processo de inserção dos dados, alegando “falta de tempo” ou por não achar necessário colocá-los, ou ainda, por não saber utilizar corretamente o sistema. Por este motivo, é muito importante que o gestor nivele com os responsáveis a necessidade, conscientize-os, detecte quais pessoas estão com dificuldade de uso da ferramenta, para um treinamento adequado e que ainda apresente aos envolvidos quais dados são analisados para tomada de decisão.

Devemos sempre lembrar que para “Gerir” é necessário, desenvolver, delegar e acompanhar.

E para completar esse fluxo da “alimentação” do sistema, a qualidade da informação depende desse processo de inclusão dos dados. Não basta coletar dados e gerar relatórios com base na “intuição” do gestor. É preciso sistematizar essa estratégia. Os dados levantados devem ter a sua relevância estudada previamente, para que o tempo de processamento e as sugestões geradas para os gestores tenham um aproveitamento significativo. Dados irrelevantes podem gerar retrabalho e levar ao erro.

Uma combinação entre tecnologia e informação abre um leque de oportunidades gigantescas para a sua empresa. Por isso, é importante que a gestão analise seus objetivos estratégicos e faça uso dessas ferramentas obtendo um diferencial competitivo importante, perante a concorrência.

Investir em inovação tecnológica é uma tendência que vem se transformando em questão de sobrevivência no mercado. Organizações  que ignoram esse fato tendem a perder espaço gradativamente e enfrentam dificuldades cada vez maiores. Por isso, alguns conceitos e ferramentas ganham notória popularidade, dada a sua facilidade de implementação e utilização, como por exemplo, o sistema gerenciador de processos jurídicos Nexus.

No Nexus a maior parte das informações essenciais são capturadas automaticamente dos sistemas judiciais ou de migrações automáticas de outros sistemas. Porém, dados relevantes e peculiares ao seu negócio precisam ser inseridos para uma gestão completa e eficaz.

Resumidamente, é a gestão da informação que planeja e, em parte, executa. Otimize seu Negócio!