Dicas para a gestão financeira do seu escritório

Uma gestão financeira consolidada é o segredo de sucesso de qualquer negócio. Para o escritório de advocacia isso não é diferente! É essencial para garantir o crescimento e a lucratividade. Por esse motivo continue lendo esse artigo e conheça Dicas para a gestão financeira do seu escritório.

Boa Leitura! ;)))

A área financeira é um fator decisivo de sucesso ou insucesso na sua área de atuação. Você pode até ser o melhor profissional, de maior conhecimento e relacionamento, porém, se não houver uma gestão financeira, colocará todo o potencial do seu negócio em risco. 

É fundamental compreender que a advocacia é um negócio, mesmo não sendo uma atividade com o perfil tão comercial, é preciso monitorar e acompanhar as finanças de forma metódica e preventiva. Uma forma segura e eficiente de fazer isso, é utilizar um sistema de gestão financeira eficaz, que trabalhe as demandas do seu escritório de advocacia. 

O software jurídico te ajudará a organizar suas receitas e despesas, evitando assim, um controle manual como o uso de planilhas ou agendas, que geram um risco eminente de erro e falta de controle.

Falaremos neste artigo de algumas dicas importantes para realizar essa gestão utilizando um software jurídico.

O que são receitas?

As receitas são os valores que entram na conta do escritório, ou seja, os honorários advocatícios. O advogado pode cobrar honorários iniciais ao protocolar a ação, cobrar apenas uma consulta, honorários de êxito, honorários provenientes de um acordo processual, ou ainda, dar uma consultoria mensal, ganhar honorários de sucumbência, portanto, são inúmeras as fontes de receita na advocacia e este é mais um motivo para você registrar todas elas, identificando o valor correto e exato que o escritório fatura mensalmente.

Na gestão financeira, o ideal é que para cada tipo de honorário exista um plano de Contas, ou seja, uma classificação. Fazendo assim, futuramente será possível emitir um relatório por plano de contas e saber exatamente a receita de cada categoria. Esse controle é tão importante, que futuramente pode ser utilizado para uma análise e consequente tomada de decisão, como por exemplo, verificar se a forma de cobrança dos honorários está correta ou se é preciso mudar como estão sendo cobrados.

Outra dica importante é criar Centros de Custo para relacionar as receitas que vão entrando à área correta, por exemplo, se seu escritório for dividido por área de atuação, cível, trabalhista, previdenciária, você pode visualizar quais dessas áreas realmente são mais vantajosas e viáveis financeiramente.

Não misture o financeiro do seu escritório com o seu financeiro pessoal. Caso isso aconteça não será possível visualizar um lucro real e consequentemente potencializar os resultados do seu negócio.

Atente-se sempre aos detalhes, eles fazem muita diferença!

Despesas

Esse é um item muito importante!!!! As despesas são todos os custos que o escritório possui para funcionar. Todos sabem que não são poucos, mas o grande segredo é organizá-los para ter de controlar corretamente as despesas e saber, inclusive, o valor da sua hora trabalhada. Saber as despesas do seu negócio são fundamentais para uma boa gestão financeira!

Para realizar um melhor controle das despesas na advocacia e inclusive entende-las, é importante dividi-las em categorias: custos fixos, custos variáveis, custos com pessoal, custos com impostos e custos com processos.

Custos fixos: são as despesas básicas que você possui para manter o seu escritório funcionando. Elas não dependem do volume de clientes que você possui. Exemplos: aluguel, internet, água, luz, anuidade da OAB.

Custos variáveis: são despesas que variam de acordo com o volume de trabalho de determinado período. Exemplos: material de escritório, combustível, correios, comissões.

Custos com impostos: todos os impostos que existem para manter o negócio funcionando.

Custos com processos/clientes: cópias, guias de pagamento, deslocamento. Esses podem ou não ser reembolsados pelo cliente.

Custos com colaboradores: todos os custos voltados para os colaboradores, como a folha de pagamento, despesas motivacionais, transporte, alimentação e outros.

É muito importante relacionar as opções de tipos de custos e suas categorias corretamente vinculadas ao seu Plano de Contas, assim você conseguirá analisar por categoria, o que facilitará o acompanhamento e as tomadas de decisão.

A forma de dividir os custos é uma sugestão para um controle mais profissional e eficaz, mas dependerá muito da realidade do seu escritório. Portanto, os planos de conta devem ser criados de acordo com a sua rotina.

Controle e acompanhamento da gestão financeira

Já ficou muito claro que registrar todas as receitas e custos é fundamental, então agora, vamos ver como controla-las e acompanha-las:

Organize todos os custos e receitas por data de vencimento e vincule-as a quem irá pagar ou receber. Assim você poderá acompanhar o que está perto do vencimento para não atrasar e esquecer.

Após esse pagamento ou recebimento, é preciso realizar a baixa desse lançamento, ficando no controle como como pago/recebido. Assim você não perderá nenhum prazo.

Para um controle ainda mais completo de suas receitas, o sistema financeiro utilizado pode ter a opção de emitir boletos. Eles podem ser emitidos para que os clientes realizem o pagamento, gerando maior segurança para suas cobranças e consequentemente evitando a inadimplência.

Relatórios

As informações são o que abastecerão sua gestão para o planejamento e as estratégias mais coerentes e assertivas. São os dados que darão o norte das decisões financeiras e é por esse motivo que cada vez mais, surgem softwares jurídicos excelente para as análises de dados, que possibilitam visualizar todas as informações sobre o negócio por meio de gráficos e relatórios.

No sistema de gestão Nexus, os relatórios que são bastante completos, contribuem muito para a gestão financeira do escritório de advocacia, gerando uma visualização muito mais completa de todos os dados e auxiliando a encontrar soluções mais assertivas e seguras, para casos que apresentam resultados abaixo do esperado.

Vejam alguns relatórios interessantes para sua gestão financeira:

Relatório geral: tenha um relatório que apresente as receitas e os custos em determinados períodos, estejam elas pagas ou ainda não, por data de vencimento e/ou por data de baixa. Ele será muito útil para filtrar por Plano de Contas e enxergar quanto o escritório gasta/recebe de cada um, como por exemplo quanto você ganhou por consultas advocatícias em determinado período de tempo, ou ainda, quanto foi a sua despesa com material de escritório.

Relatório de inadimplência: frequentemente será necessário acompanhar quais receitas estão vencidas e não foram pagas, possibilitando o acompanhamento dos clientes inadimplentes. Essa gestão geralmente é feita de dois em dois dias, ou ainda, semanalmente, para que não haja um acúmulo e viabilize as opções de negociação com o cliente.

Fluxo de caixa: é trivial quando se fala de financeiro. Esse relatório considera a data em que foi dada a baixa nos lançamentos financeiros, portanto, ele é utilizado para saber como está o seu caixa em determinado período, se entrou ou saiu dinheiro. Ele permite ainda uma previsão de caixa para o planejamento de algum pagamento, negociação ou tomada de decisões preventivas quando necessário.

Demonstrativo de resultados: esse é o relatório que muitas vezes o gestor não quer ver!!!!! 🙂 Isso acontece, porque ele mostra se o escritório gerou lucro ou não, naquele período. É extremamente útil para análise de possíveis investimentos e entendimento de onde você gasta/recebe mais.

Espero que com essa leitura você possa organizar ainda mais o seu financeiro e o deixe pronto para alçar voos ainda maiores e surpreendentes na sua carreira profissional e no seu negócio.

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Até a próxima! 🙂