Dicas para uma reunião produtiva

O que você acha das reuniões que participa ou coordena? Já viu quantas reuniões improdutivas e chatas acontecem no mundo corporativo? Com certeza você já esteve em alguma delas, não é? Mas isso não precisa ser assim. Então saiba como fazer a diferença sabendo das melhores Dicas para uma reunião produtiva.

Uma Reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. O tema geralmente são discussão de negócios ou assuntos comunitários. Um dos grandes benefícios que essas reuniões geram são os contatos pessoais e a comunicação entre os participantes. Nos dias atuais, em tempos de COVID 19, elas se tornaram cada vez mais virtuais, entretanto, continuam sendo extremamente necessárias para acompanhamento, definições de tarefas, metas, objetivos e tomada de decisões.

Uma reunião improdutiva pode gerar vários efeitos colaterais negativos, atitudes que incomodam muito e tornam a reunião cada vez menos estratégica. Dentre eles, citamos: checar o celular constantemente, mudar de posição na cadeira de minuto em minuto, se distrair com qualquer barulho e sair da reunião mais perdido do que entrou. Esses são os efeitos colaterais imediatos de reuniões pouco estratégicas. Falaremos aqui exatamente sobre o quanto reuniões mal planejadas e mal executadas prejudicam a produtividade individual e coletiva. Imagina quantas atividades poderiam ser executadas no período que você está em uma reunião sem nenhuma perspectiva?

Alguns critérios podem ser avaliados para tornar essa reunião mais produtiva:

1 -Existe outra forma de realizar a reunião que não seja a presencial?

Pensar no objetivo da reunião é fundamental para garantir a necessidade e utilidade dela. Reuniões desnecessárias tomam tempo das pessoas e consequentemente custam muito dinheiro. Os pequenos detalhes é que fazem a diferença na rentabilidade do seu negócio.

Portanto, antes de convocar uma reunião, imagine se o tema poderia seria discutido por e-mail, em um breve telefonema ou por WhatsApp. Ganhe tempo e dinheiro.

2. Os participantes da reunião são realmente os que precisam estar nela?

É uma coisa simples, mas que pode se tornar complexa, caso a sua reunião fique lotada de gente que não vai agregar e que poderia estar focada em outra atividade gerando lucro para seu negócio. Use a agenda compartilhada do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico, disponível geralmente no seu sistema de gestão para distribuir o convite, compartilhar a pauta e acompanhar a participação e atividades dos envolvidos.

Aqui na Ultimatum passamos a aproveitar muito melhor os recursos humanos e a atividade intelectual das pessoas quando entendemos o valor (e não estamos falando só de R$) que o tempo bem aproveitado tem. Por este motivo, buscamos envolver em reuniões de brainstorm, alinhamento e Co criação apenas quem acreditamos que entrega mais valor estando ali do que fazendo outras atividades.

3. Você organiza e prepara a reunião com antecedência?

Até mesmo para a realização de uma reunião, o planejamento estratégico faz toda diferença. Se for uma reunião mais otimizada, com brainstorm por exemplo, prepare as dinâmicas, se a reunião for para deliberar assuntos, faça a pauta anteriormente e compartilhe com os envolvidos para que já saibam o que será discutido e que participem já com ideias voltadas para o tema. Se a reunião for para captação de um cliente, já saiba quais perguntas serão realizadas, o que será proposto para o negócio, etc.

Não se sinta, nem deixe os envolvidos perdidos durante uma reunião!

4. Você estabelece horário de início e fim dos encontros?

Sem dúvida, esse é um dos critérios mais importantes para garantir o foco durante o encontro. Usualmente nas reuniões existe um administrador de tempo (timekeeper) que controla o início e fim da reunião, bem como o tempo destinado a cada item da pauta.

Divulgue esses horários já no início da reunião para que todos saibam do seu envolvimento e responsabilidade.

5. Você usa e permite o uso de celulares durante as reuniões?

Já viu como é ruim quando você está falando e a outra pessoa ou as outras pessoas estão dispersas, usando o celular? Foco é uma questão importantíssima para uma reunião de sucesso!

Antes de iniciar a reunião, deixe as regras claras: Verifique se o seu celular está no silencioso e, se não for algo urgente, guarde-o e faça essa mesma recomendação a todos os presentes.

6. Você sempre define responsabilidades, atividades e prazos para os participantes?

Imagina você ter que marcar uma reunião da reunião? Para evitar um retrabalho, defina os responsáveis pelas atividades e prazos para cada uma delas.

Caso seja necessário um alinhamento ou apresentações de alguma das ações, já marque uma próxima reunião a partir do prazo que foi definido de conclusão das atividades.

7. É realmente necessário que todos falem durante a reunião?

Um comportamento muito contraproducente é quando todos acham que são obrigados a falar durante a reunião. Isso acontece muito pelo fato de as pessoas acharem que se não falarem, não serão vistos como pessoas que realmente participaram e agregaram. Entretanto, muitas vezes, o que fazem é apenas repetir o que o outro disse, destoam do foco principal, tornam a reunião cansativa e improdutiva. Esse é um processo que pode ser desenvolvido com orientações e aprendizagem dos participantes.

8. Você utiliza um sistema de agenda com compartilhamento?

Imagine a utilização de uma ferramenta na gestão de seus compromissos!! Tudo sendo acompanhado, controlado e compartilhado. O Nexus oferece um leque de vantagens a favor da rotina do advogado. Ele oferta uma agenda com um grande diferencial, que é o sincronismo com o Google, por onde você poderá receber as notificações de seus compromissos por vários meios, seja ele computador, celular, tablet.

Ferramentas assim podem tornar o dia a dia do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico muito mais eficaz e produtivo. Rotinas cansativas e maçantes se tornam mais simples e agradáveis de realizar.

Reuniões são partes importantíssimas da comunicação e do relacionamento interpessoal dentro de uma empresa. São nelas que se tem oportunidades de estudar melhores assuntos de interesse comum e onde cada um deve trazer seu ponto de vista e sua maneira de encarar a solução. Neste momento é compartilhado conhecimento, problemas e principalmente, soluções.

O fundamental, é fazer isso com foco e produtividade! Para isso, siga as dicas compartilhadas aqui. Esperamos realmente ter contribuído para uma rotina de reuniões de sucesso para seu escritório ou departamento jurídico.

Se você gosta de leituras como essa, recomendamos alguns conteúdos que podem te interessar:

A Importância de Um Software de Gestão em seu escritório ou departamento jurídico.

Como Gerenciar a produtividade do seu Escritório ou Departamento Jurídico de forma integrada

Delegar Tarefas na Advocacia: Um desafio Constante

10 Dicas de como tornar sua rotina jurídica mais produtiva

Muito prazer, somos a Ultimatum! Uma empresa especializada em Desenvolvimento de softwares jurídicos há mais de 20 anos. Prestamos serviços de qualidade para aperfeiçoar a gestão, aumentar a produtividade e rentabilidade dos advogados. Apresentamos o Nexus, nosso software jurídico para advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Continue por dentro de tudo que envolve o Direito, inovação, gestão e novas tecnologias, acessando o nosso site oficial. Siga-nos no Facebook, Instagran e Linkedin e acompanhe nossos conteúdos para se manter atualizado.

Até a próxima 🙂