Por que preciso ter um banco de dados em meu escritório?

Estamos em uma era em que a informação é o bem mais precioso, portanto, não é preciso dizer qual é a importância dessa ferramenta nesse contexto. Para sair na frente da concorrência e gerar diferenciais no seu escritório de advocacia, é preciso elaborar e gerenciar corretamente o seu banco de dados. Todavia, de nada adianta ter informações imprecisas, incorretas ou até mesmo sem validade para o seu negócio. É preciso inserir dados de qualidade e gerenciar essas informações de maneira eficaz.

Um banco de dados eficaz …

Os dados precisam ser convertidos em conhecimento. Um banco de dados estruturado permite que os escritórios de advocacia conheçam exatamente quem são seus clientes a partir de informações que vão desde as formas de contato, como telefone, endereço e e-mail, até os últimos serviços contratados, os tipos de demanda, o faturamento médio da empresa ou do cliente, setores e funcionários do escritório que atendem esse cliente, entre outras.

No caso de pessoa jurídica, é importante conhecer o ramo de atuação de empresa e quem são suas pessoas chave. Quando se tratar de pessoa física, dados podem ser utilizados para estreitar a relação. Por exemplo, acionar lembretes para a data de aniversário de cada cliente e aproveitar esse dia para entrar em contato com ele. Lembre-se que atendimento diferenciado é um dos principais critérios para a fidelização de clientes.

Atentando-se às questões citadas acima, o atendimento do escritório pode ser pensado diretamente para o público-alvo de forma mais assertiva com a utilização de um banco de dados. Profissionais podem ser remanejados para áreas com mais demanda, enquanto os segmentos com menor demanda pode ser mais enxutos.

Na prática!

A implantação de um banco de dados pode ser feita manualmente por meio de planilhas e agendas, reunindo, além dos dados pessoais dos clientes, informações como prazos e processos. Entretanto, automatizar o banco de dados utilizando um software jurídico como o NEXUS, torna mais fácil a coleta e o armazenamento de informações dos clientes e processos.

O ideal é que esse sistema esteja interconectado com todas as áreas da empresa, de forma que todos os colaboradores possam acessá-lo e interagir pela ferramenta. Assim, com o banco de dados automatizado será possível acessar as informações necessárias muito mais rápido e cruzar dados para que sejam criadas estratégias mais eficientes.

Vale lembrar que a qualidade deve permear todo o processo de armazenamento e gerenciamento das informações. Como pontuamos logo no início do texto, armazenar dados incorretos pode ser pior do que não possuir um banco de dados. Somente dados corretos gerarão informações confiáveis para a elaboração de estratégias e outras ações válidas para um escritório de advocacia.

Um item fundamental, em meio a todo esse processo de ter um banco de dados eficiente, é o do armazenamento e coleta desses dados. Quando se tem um banco de dados que gera resultado para o negócio, esse costuma ser o maior patrimônio de uma organização. Portanto, ter um sistema de backup eficaz, gerando cópias de segurança de forma rápida e simples, é algo imprescindível, de sobrevivência, e para isso, contar com um sistema de gestão garante que essa tarefa seja executada com qualidade e presteza.

Você utiliza um sistema de banco de dados em seu escritório jurídico? Consegue viabilizar processos e estratégias por meio dele? Compartilhe sua experiência, vamos adorar saber!

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