Dicas para um escritório de advocacia ágil e eficaz

É frequente observar que muitos gestores têm dificuldade de ter um escritório de advocacia ágil. Na verdade é fácil verificar essa situação, afinal a área conta com alta demanda de trabalho e uma gestão complexa de informações. Por este motivo precisa da ajuda de muitos profissionais. Então acompanhe aqui as Dicas para um escritório de advocacia ágil e eficaz.

No entanto, ter um departamento jurídico ágil e eficaz não é uma tarefa impossível e nem mesmo será necessário dispensar esforços ou investimentos gigantescos. Realizando um planejamento, tendo organização, usando tecnologias e tomando algumas ações é possível alcançar o objetivo desejado.

Nesse artigo falaremos sobre esse assunto. Continue acompanhando e conheça dicas infalíveis que irão facilitar a gestão do seu escritório de advocacia, garantidos resultados muito mais produtivos e rentáveis.

Confira! ;))

1. Trace metas e elabore um planejamento estratégico

Quando os objetivos desejados estão definidos provavelmente você deparará com um escritório de advocacia organizado. Se o mesmo está desorganizado, com prazos fora de controle e atrasos, é fundamental que uma análise dos desafios seja feita, cada item pontuado e avaliado e um planejamento traçado em busca de soluções.

Para que isso aconteça o passo inicial é traçar as metas e os objetivos. Identifique, pontue e analise os problemas detectados com o intuito de encontrar soluções e respostas inovadoras. É fundamental envolver toda a equipe do escritório para que as tarefas sejam realizadas de maneira rápida e estratégica.

2. Defina uma rotina

Vários escritórios de advocacia possuem uma rotina cansativa e ao mesmo tempo improdutiva. Em função disso não é possível seguir as regras e as atividades realizadas durante o dia são executadas de uma forma ineficiente, o que compromete totalmente a produtividade do escritório.

Por este motivo, é muito importante criar uma rotina com padrões bem definidos e que torne os processos cada vez mais otimizados. Isso significa trabalhar de uma forma mais preventiva do que corretiva, com planos de ações para contornar situações inesperadas e não permitir que as solicitações e tarefas saiam do prazo estimado.

3. Crie uma rotina de reuniões

A comunicação interna é a base de uma empresa que consegue disseminar a informação de uma forma segura e fluida, caracterizando um elemento fundamental para um escritório de advocacia produtivo e ágil. Devido à grande quantidade de demandas uma saída eficaz para essa comunicação, são as reuniões no início e no final da semana, por exemplo. A rotina quem definirá será os gestores, porém, não deixe de ter essa prática como atividades recorrentes.

Esses encontros são importantes para identificar as atividades a serem realizadas, compartilhar informações, sejam elas soluções ou problemas que podem afetar os envolvidos, acompanhar o que já foi feito e o resultado do negócio. Dessa forma o escritório de advocacia consegue alinhar as informações necessárias, dar feedback e garantir o aumentar da produtividade.

É claro que realizar reuniões produtivas é o mais importante!!!! Não perca tempo com encontros prolongados e repetitivos. Otimize seu tempo, que é na realidade, o seu dinheiro.

4. Foque na satisfação do cliente

Alguns escritórios de advocacia realizam o serviço de atendimento ao cliente ou até mesmo a ouvidoria com o intuito de conhecer o perfil, realizar o diagnóstico dos principais erros cometidos e traçar um planejamento após observar as solicitações e demandas. Dessa forma é possível mapear os erros e evitar os problemas, garantido uma maior eficácia e satisfação do cliente.

Portanto, um escritório de advocacia ágil e eficaz é aquele que está próximo ao cliente, coletando informações e executando ações para garantir a satisfação e fidelização dos mesmos. Seguem abaixo algumas estratégias que ajudarão a atingir esse objetivo.

4.1. Identifique as verdadeiras necessidades do cliente

Os primeiros atendimentos ao cliente são fundamentais para conhecê-lo. É nesse momento que todas as informações devem ser colhidas e o perfil do cliente deve ser traçado, seus anseios, medos e necessidades.

Por exemplo, no caso de o cliente ser pessoa jurídica é fundamental identificar os responsáveis da diretoria ou da área administrativa, pois em geral são eles que vão tratar diretamente das demandas judiciais. Conhecer os detalhes proporciona um relacionamento muito mais harmonioso e facilita a condução do caso.

4.2. Personalize o atendimento

Atenda o cliente como se ele fosse o único. Desenvolva um atendimento mais personalizado possível. Estratégias assim ajudam por exemplo nos acordos extrajudiciais.

Mas como assim? Sabendo o perfil do cliente fica mais fácil saber possíveis atitudes. Exemplo: o que ele faria frente a um litígio que pode demorar muito tempo para ser resolvido? Conhecendo-o é possível sugerir que ele se livre desse processo tão longo, justificando o fato de ser uma estratégia mais interessante financeiramente.

4.3. Realize feedbacks

Não interessa o perfil do cliente, valor ou tipo da ação. Ele procura o advogado por ter um problema e quer com certeza se sentir seguro ao contratar os seus serviços. Sendo assim, é importante sempre dar feedback, posicionando o sobre o andamento do seu processo com informações claras e verdadeiras.

A forma como isso será feito, pessoalmente, por telefone ou relatório, é uma dinâmica que o escritório poderá definir juntamente com o mesmo, porém, o faça. Mantendo um relacionamento constante com o cliente você proporciona a fidelização do mesmo.

5. Utilize ferramentas tecnológicas

Para um escritório de advocacia a tomada de decisão baseada em uma boa análise dos dados é muito importante. Com o surgimento de ferramentas inteligentes que são capazes de armazenar, cruzar dados e disponibiliza-los em forma de gráficos e relatórios, essa prática se tornou uma poderosa “arma” a ser usada para garantir decisões assertivas gerando resultados eficientes.

Os softwares jurídicos além de fazer a busca e a atualização de movimentações de processos dos Diários Oficiais, possibilitam uma gestão dos mesmos, tornando essa rotina mais ágil e inteligente. Os melhores softwares jurídicos aumentam a produtividade dos escritórios, garantem o cumprimento de todos os prazos e ainda, proporcionam a gestão como um todo, controlando: atendimento de clientes, armazenamento e controle de documentos, padronização de documentos em geral (peças, contratos), acompanhamento de indicadores através de gráficos e relatórios, gestão financeira e controle de tarefas, audiências e compromissos.

6. Interatividade

Um escritório de advocacia ágil geralmente possui uma alta interatividade. Isso significa que os colaboradores se dedicam a discutir as tarefas planejadas, analisar o que funcionou e o que não deu certo, traçar novos planejamentos e ações, ou seja, se envolverem continuamente.

Dessa forma a equipe do escritório constrói e cria uma rotina com atividades para melhorar o seu processo dia após dia. Para garantir toda essa interatividade, é necessário investir em uma boa comunicação, feedbacks e desenvolvimentos constantes. Uma técnica que pode ser bastante útil neste quesito é o endomarketing, ele pode fazer toda diferença no resultado dos seus negócios.

Neste artigo discutimos algumas dicas importantes para a criação de um escritório de advocacia ágil e eficaz. Um diferencial é que o escritório esteja sintonizado com as inovações tecnológicas. As tecnologias podem otimizar o tempo, aumentar a produtividade e gerar muito mais qualidade operacional.

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