Crise do Covid-19 o seu escritório de advocacia está preparado?

Nesses últimos dias o Governo e diversas outras instituições públicas e privadas como tribunais, escolas públicas e particulares, estão adotando medidas de prevenção à contaminação pelo Novo Coronavírus (Covid-19) e tenho certeza que estas medidas vão impactar o funcionamento do seu escritório de advocacia. Crise do Covid-19 o seu escritório de advocacia está preparado?

Já existem empresas privadas que estão adotando algumas medidas para evitar que seus colaboradores estejam em contato com aglomerações de pessoas e possam estar cuidando de suas crianças que não estão frequentando o colégio devido as paralisações. Um exemplo disso é a atuação da Ultimatum Tecnologia Jurídica que já adotou o regime de teletrabalho (Home Office), se sensibilizando com o momento de pandemia do Covid-19 que estamos vivendo no mundo todo.

Tivemos o apoio de nosso departamento jurídico e o consenso de todos os nossos colaboradores. Cedemos de um lado e eles cederam de outro. Discutimos sobre horários, vale alimentação, vale transporte, período de atuação em teletrabalho, equipamentos necessários, disponibilidade de ramal, internet, entre outros aspectos importantes para a execução do trabalho em casa. Criamos um documento que formaliza o acordo e todos assinaram. 

E o seu escritório? Está pronto para passar por momentos como este? Como seria se tivesse que adotar o regime de teletrabalho? Como seria se a demanda por empresas que querem adotar este regime e estão procurando por uma assessoria jurídica que trate deste assunto aumentasse? 

São perguntas que precisam ser respondidas.

A crise na China começou em dezembro (2019) e está desacelerando só agora, em março (2020) após as medidas de prevenção devidamente tomadas. Já se passaram 4 meses. No Brasil vemos que o aumento da contaminação começou em março, podendo ter um pico e se estender até setembro/outubro (2020). 

É importante ter em mente medidas que façam com que seu escritório não deixe de funcionar e seja operado à distância por você, seus colaboradores e associados. 

Pensando nisso é recomendável produzir um documento respaldado na lei para momentos como este, conscientizar seu corpo colaborativo sobre o cenário atual de crise e sobre o que pode ou não pode ser feito quando o regime for adotado. Também é importante informatizar os departamentos de seu escritório, digitalizar todos os documentos e principalmente, ter ferramentas que farão a ponte de conexão entre sua empresa e a equipe de trabalho. 

Existem diversas soluções no mercado para empresas que praticam o Home Office como modelo de trabalho. A utilização de softwares de videoconferência como o Zoom, Skype e Hangout, são bastante difundidos. Temos também os chats e plataformas de controle e atendimento ao cliente como o Movidesk, Zendesk, Workplace do Facebook, o próprio WhatsApp Business, entre outras ferramentas. Além dessas soluções que o advogado ou a advogada podem estar usufruindo é importante que utilizem um sistema de gestão voltado ao meio jurídico (software jurídico), com a ressalva de que seja possível utilizá-lo em qualquer ambiente que tenha internet.

O Nexus é um sistema web de gestão para escritórios de advocacia. Através dele o advogado ou a advogada têm acesso às publicações, processos, andamentos processuais, prazos, agenda de reuniões, controle de entradas e saídas financeiras, relatórios com indicadores de crescimento do escritório, entre outras funcionalidades importantes que deverão ser utilizadas para que seu escritório possa ser operado de casa.

Hoje deixei aqui algumas dicas importantes para que seu escritório de advocacia não deixe de funcionar à distância. É importante estar atento ao cenário global e ao mesmo tempo estar preparado para as mudanças repentinas e emergenciais. 

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